Warum Sie Ihre Rekrutierungs- und Einstellungsprozesse unbedingt digitalisieren sollten

# Veränderungen in der Work-Life-Balance erfordern einen neuen Ansatz

In den letzten Jahren sind viele Menschen ins Grübeln gekommen und haben angefangen verstärkt ihre Work-Life-Balance zu überprüfen. Ein Grund, warum sich die Prioritäten der Arbeitnehmer zunehmend verändern. Während viele Unternehmen bereits seit längerer Zeit flexibel waren, sind nun immer mehr Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiterpolitik zu überdenken.

Viele Mitarbeiter wünschen sich flexiblere Arbeitstage und überlegen, von wo sie arbeiten wollen, sei es von zu Hause oder einem anderen Ort. Das bedeutet, dass Unternehmen und Personalabteilungen ihre Arbeitsrichtlinien und die Art und Weise, wie sie Mitarbeiter rekrutieren, anpassen müssen. Oftmals ist es nicht mehr notwendig Talente vor Ort einzustellen, aber die Einstellung von Mitarbeitern die remote arbeiten stellt eine neue Ebene von Herausforderungen dar.

# Manuelle Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse sind weder effizient noch sicher

Nutzen Sie noch manuelle, papierbasierte Rekrutierungs- und Onboarding-Abläufe, die zu Papierbergen führen? Die meisten Stellenausschreibungen werden mittlerweile auf digitalen Plattformen veröffentlicht und die Bewerbungen gehen digital ein. Allerdings beginnt oft mit der Durchsicht und dem Vorstellungsgespräch auch der Papierweg, von der Bewertung der Lebensläufe über die Identifizierung und Verifizierung neuer Mitarbeiter bis hin zur Unterzeichnung von Verträgen und anderen Onboarding-Prozessen.

Persönliche Dokumente werden oft nur an einem Ort aufbewahrt, was bedeutet, dass sie nicht einfach und sicher zwischen Teams an anderen Standorten ausgetauscht werden können. Manchmal passiert es sogar, dass sie verloren gehen. Oftmals werden digitale Kopien angefertigt, aber das kann zu Problemen mit dem Datenschutz führen. Denn Dokumente dürfen nicht einfach weitergegeben werden oder es dürfen keine persönlichen Daten aufbewahrt werden, wenn z. B. Mitarbeiter entlassen werden.

# Eine vertrauenswürdige Lösung ist notwendig, um Mitarbeiter zu identifizieren und zu verifizieren

Jeder kann einen Lebenslauf erstellen und sich über eine digitale Plattform um eine Stelle bewerben. Viele Vorstellungsgespräche werden nicht mehr persönlich geführt, sondern per Video-Gespräch. Wie können Sie also sicher sein, dass der Bewerber derjenige ist, für den er sich ausgibt. Kann man ihm wirklich vertrauen, vor allem, wenn Sie ein remote Einstellungsverfahren nutzen wollen?

Die Überprüfung der Identität eines Bewerbers, den Sie tatsächlich einstellen möchten, ist für einige Branchen, wie z. B. Finanzdienstleistungen und Banken, eine absolute Notwendigkeit. Die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und die Kenntnis Ihrer Mitarbeiter sind unerlässlich, um die Sicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Sie möchten verhindern, dass Sie jemanden einstellen, der später einen Betrug begeht oder Geld waschen könnte.

Sobald Mitarbeiter in Ihr Unternehmen aufgenommen wurden, ist es außerdem wichtig, dass Sie die Datenschutzbestimmungen (DSGVO) einhalten und der mögliche Zugriff auf bestimmte Daten verwaltet werden kann. Der Zugang zu gesicherten Informationen muss auf einen bestimmten Personenkreis beschränkt werden.

# Was bedeutet die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse konkret?

Dies sind nur einige der Herausforderungen, denen sich die Personalbranche heute stellen muss. Wie können Sie es schaffen so viele Prozesse zu digitalisieren und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance zu gewährleisten?

Wie wäre es, wenn sich alle Bausteine für eine digitale Lösung in nur einer Plattform zusammenfassen lassen. Dadurch könnten Sie alle Ihre Verwaltungsprozesse für die Mitarbeiter deutlich rationalisieren - nicht nur für das Onboarding, sondern für den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters!

Klingt zu schön, um wahr zu sein? Mit Signicat können Sie die Module auswählen, passend zu den Anforderungen Ihres Unternehmens, darunter: 

• Online-Identifizierung

• Anreicherung und Validierung von Identitätsdaten

• Elektronische Unterschrift.

# Online-Identifizierung

Wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anfängt zu arbeiten, müssen Sie ihn in der Regel identifizieren und sicherstellen, dass er wirklich derjenige ist, der er vorgibt zu sein. Möglicherweise sind Sie auch verpflichtet, die persönlichen Identitätsdaten der Person zu speichern. Dies kann automatisch durch einen integrierten Prozess zur Überprüfung der Identität erfolgen. Die Identität eines neuen Mitarbeiters kann entweder durch einen elektronischen Ausweis oder durch das Einscannen eines Identitätsdokuments, wie z. B. eines Reisepasses oder Führerscheins, erfasst wird. Diese Informationen können sofort und auf sichere Weise genutzt werden.

# Anreicherung und Validierung von Identitätsdaten

Sobald die Identitätsdaten erfasst wurden, können zusätzliche Informationen aus zuverlässigen Datenquellen weitere Informationen über den Mitarbeiter liefern, z. B. die für den Vertrag erforderliche Adresse oder die für die Gehaltsabrechnung erforderliche IBAN-Nummer. Das bedeutet, dass das manuelle Ausfüllen und Interpretieren von Formularen weniger fehleranfällig ist und ermöglicht außerdem eine positive Benutzererfahrung bei gleichzeitiger Zeitersparnis.

# Elektronische Unterschrift

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Dokumente ausdrucken, unterschreiben und einscannen und dann an einem sicheren Ort für die Aufbewahrung deponieren müssen. Mit einem digitalisierten System war es noch nie so einfach, Arbeitsverträge, Einkommenserklärungen, Personalrichtlinien oder Geheimhaltungsvereinbarungen zu unterschreiben.

Mit der elektronischen Unterschrift können Ihre neuen Mitarbeiter alle Dokumente mit einer elektronischen ID einsehen und unterschreiben. Und das Beste daran: Sie können sicher sein, dass die Unterschriften rechtsverbindlich sind.

Die elektronische Unterschrift kann während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters für alle zu unterschreibende Dokumente verwendet werden. Sobald die Dokumente vollständig sind, werden sie in einem sicheren und fälschungssicheren Format (PAdES) gespeichert, dass im Anschluss digital archiviert werden kann.

# Was sind die Vorteile des digitalen Onboardings?

Hier sind nur einige der Vorteile eines digitalisierten Arbeitsablaufs:

• Weniger manuelle Arbeit

• Effizientere Prozesse

• Reduzierte Kosten, Zeit und Aufwand

• Schnelleres und effizienteres Onboarding

• Beseitigt das Risiko menschlicher Fehler

• Sicherheit

• Rechtlich verbindliche und vertrauenswürdige Lösungen

• Verringert das Risiko von Betrug

• Trägt zu nachhaltigen Zielen bei, indem es Papierberge reduziert.

Die Digitalisierung ist eine große Chance für die Personalbranche, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Die Kosten für die Bearbeitung des gesamten manuellen Papierkrams sind im Vergleich zu automatisierten Lösungen viel höher.

Unternehmen, die bereit sind, in ihre HR-Onboarding-Prozesse zu investieren, stellen sicher, dass sie bei Neuankömmlingen einen guten ersten Eindruck hinterlassen. Wenn es gelingt, die ersten Erfahrungen so reibungslos wie möglich gestalten, verbessert sich zeitnah auch die Wahrnehmung Ihres Unternehmens durch Ihre Mitarbeiter.