Varför du ska digitalisera dina processer för rekrytering och introduktion nu!

# Nya tillvägagångssätt behövs när balansen mellan arbetsliv och privatliv ändras

Många människor har betraktat balansen mellan arbete och privatliv annorlunda under de senaste åren, och det betyder att synsättet på hur och var arbete kan utföras har förändrats. Medan många företag länge har varit flexibla i sina tillvägagångssätt, ser sig andra nu tvingade att ompröva och förändra sina riktlinjer.
Många anställda efterlyser mer flexibla arbetsdagar och omprövar var de kan ha sin arbetsplats, oavsett om det är hemma eller någon helt annanstans. Detta innebär att företag och HR-avdelningar behöver förändra sitt synsätt på hur de rekryterar medarbetare och vilka riktlinjer de ska ha. Det är inte heller längre nödvändigt att anställa en lokal talang, men att anställa någon på distans innebär en ny nivå av utmaningar.

# Manuella processer för rekrytering och introduktion är inte effektiva eller säkra

Använder du dig fortfarande av pappersbaserade rekryterings- och introduktionsprocesser, som bara resulterar i pappershögar?
De flesta lediga jobb annonseras på digitala plattformar och ansökningar tas emot elektroniskt, men ofta när processen kommit till granskning och intervju börjar pappersarbetet. Från att utvärdera CV, till att identifiera och verifiera nya medarbetare, skriva kontrakt och hantera introduktionsprocessen.

Personalakter sparas ofta på ett fysiskt ställe, vilken innebär att de inte alltid kan förflyttas på ett enkelt och säkert sätt, och ibland försvinner de till och med. Många gånger tar man digitala kopior och delar dessa, men det leder ofta till integritetsproblem när en anställd slutar och kopior är på vift. Du får inte behålla personlig information utan giltiga skäl, allt enligt GDPR.

# En pålitlig lösning är avgörande för att identifiera och verifiera nyanställda

Vem som helst kan skapa ett CV och söka en tjänst genom en digital plattform. Fler och fler intervjuer görs som videointervjuer snarare än genom personliga möten, så hur kan du vara säker på att den sökande är den de utger sig för att vara och att kan du lita på personen, särskilt när du rekryterar på distans. Att kunna verifiera identiteten på en person som du vill anställa är viktigt och absolut nödvändigt för vissa branscher, såsom tjänster inom finans, bank och sjukvård. Att utföra bakgrundskontroller och få kännedom om dina anställda är viktigt för din organisations säkerhet och för att förhindra att du anställer någon som håller på med bedrägerier eller med att tvätta pengar. När en anställd väl är ombord på ditt företag är det också viktigt att se till att du hanterar regelefterlevnad för GDPR och har åtkomsthanteringssystem på plats för att begränsa anställdas tillgång till skyddad information.

Dessa är bara några av utmaningarna som HR-branschen och HR-avdelningar står inför. Så hur ska du kunna digitalisera så många processer och samtidigt hantera säkerhet och regelefterlevnad? Tänk om alla byggstenar som behövs för att bygga en digital lösning finns lättillgängligt, på en enda plattform, där du kan strömlinjeforma all din personalhantering, inte bara vid nyanställning men under personens hela anställning?

Låter det för bra för att vara sant? Med Signicat kan du välja ut de byggstenar som passar just din verksamhet:

• Identifiering online
• Komplettera med ytterligare info
• Elektronisk signering

# Identifiering online

När en nyanställd börjar på ditt bolag, ber du be dem identifiera sig och konfirmera att de verkligen är den de utger sig för att vara.

Ibland krävs det att du sparar deras personliga identitetsinformation. Detta kan automatiseras genom en identitetsverifieringsprocess där du samlar in identitetsinformation, antingen genom att använda en elektronisk identitet såsom till exempel BankID eller genom att skanna en ID-handling såsom pass, körkort eller nationellt ID-kort.

# Komplettera med ytterligare info 

Behöver du hämta kompletterande uppgifter eller göra en bakgrundskoll på den nyanställde? Kanske ta reda på adressuppgifter, medborgarskap eller folkbokföringsort?

Eller kanske till och med information som rör penningtvätt eller om personen är en “PEP”, en politiskt exponerad person? Att automatiskt hämta in kompletterande uppgifter gör att felmarginalen minskar och den anställde slipper fylla i uppgifter manuellt. Det sparar tid både för den anställde och för arbetsgivaren.

# Elektronisk signering

Som borttrollade är de dagar då du behövde “printa-signera-skanna-maila” dina kontrakt och sedan lagra dem på ett säkert ställe. Med ett digitaliserat system har det aldrig varit enklare att underteckna anställningskontrakt, riktlinjer eller sekretessavtal.

Med elektronisk signering kan dina nyanställda granska och signera all dokumentation med hjälp av ett elektroniskt ID. Och det bästa är att du kan vara säker på att underskrifterna är juridiskt bindande. Elektronisk signering kan användas under hela anställningen, när nya dokument som kräver signering dyker upp. När dokumenten är signerade sparas dokumenten i ett säkert och manipuleringssäkert format, känt som PAdES, och kan sedan arkiveras digitalt.

# Vad är fördelarna med en digital process?

Här är bara några av fördelarna:

• Minskat manuellt arbete
•  Effektivare processer
•  Sparar tid och pengar
•  Minskar risken för mänskliga faktorn
•  Säkerhet
•  Juridiskt bindande och pålitliga lösningar

Digitalisering är en viktig möjlighet för de som arbetar i HR-branschen, att förbättra och effektivisera arbetsflöden. Kostnaden för att hantera allt manuellt pappersarbete är mycket högre jämfört med automatiserade lösningar. Företag som är villiga att investera i sina HR-processer kommer inte bara göra ett gott intryck på sina nyanställda och gör anställningsupplevelsen så smidig som möjligt, de kommer också avsevärt förbättra den anställdes uppfattning om företaget.