Country Manager Sweden
Varför bör man välja en tjänsteleverantör för e-signaturer som är certifierad enligt eIDAS?
När ditt företag väljer en tjänst för elektroniska signaturer rekommenderar jag att du tar hänsyn till flera saker för att garantera säkerheten, integriteten och det långsiktiga bevarandet av dina dokument och data. Den här checklistan med 10 punkter hjälper dig att utvärdera din leverantör av e-signaturtjänster och hitta den som bäst passar ditt företags behov:
1. Kvalificerade elektroniska signaturer: Endast kvalificerade elektroniska signaturer är likvärdiga med handskrivna signaturer och är juridiskt bindande och orubbliga i alla EU-länder. Se till att e-signaturen skapas och valideras i signaturtjänsten i enlighet med eIDAS regler. Utan ytterligare krav.
2. Kvalificerade tidsstämplar: Se till att kvalificerade tidsstämplar används för dokumentsignaturer (artikel 42 i EU:s eIDAS-förordning). Detta skyddar dig mot förfalskning och förhindrar att tiden för signaturen ändras i efterhand.
3. Signaturernas långsiktiga giltighet: Se till att din tjänsteleverantör också erbjuder en tjänst för långtidslagring så att du inte behöver oroa dig för dina signaturers giltighet och verifierbarhet i framtiden. Hur länge är dina elektroniska signaturer giltiga idag?
4. Hög tjänstetillgänglighet: Tjänsternas tillgänglighet och användningshistorik är en indikator på tjänsteleverantörens förmåga att säkerställa kontinuitet och tillförlitlighet. Se till att systemen fungerar i alla situationer. Kontrollera också leverantörens ansvar: vilka åtgärder och vilken ersättning erbjuder de om tjänsten inte är tillgänglig?
5. Åtgärder för att garantera datasäkerhet: Välj en tjänsteleverantör som använder ett granskat och certifierat system för hantering av datasäkerhet. Att förlita sig på att ett datacenter är säkert är inte tillräckligt, det inte återspeglar inte leverantörens egen säkerhetshantering.
6. Transparens: Granska den information som finns tillgänglig från leverantören. Har de till exempel certifikat och revisioner från tredje part?
7. Godkänd valideringstjänst: Om du använder en elektronisk signatur ska du se till att du kan kontrollera signaturernas giltighet och om de överensstämmer med eIDAS. Detta kan göras genom att använda en eIDAS-certifierad valideringstjänst. Kontrollera ansvar och ansvarsfrihet. Eftersom valideringen av elektroniska signaturer och elektroniska stämplar är reglerad ska du välja en eIDAS-certifierad valideringstjänst.
8. Brett stöd för olika autentiseringsmetoder: Innan du väljer en din tjänsteleverantör bör du kontrollera vilka autentiseringsmetoder som de stöder i olika länder. Om du signerar dokument i flera länder är det ofta viktigt att olika autentiseringsmetoder stöds.
9. Bra användarupplevelse: Se till att den e-signaturlösning du väljer är användarvänlig, intuitiv och fungerar på flera olika operativsystem och enheter. Uppfyller lösningen era affärsbehov? Får du en molnbaserad lösning från din leverantör eller en lösning som integreras med dina egna affärsprocesser och infrastruktur? Får du också de ytterligare funktioner du behöver, till exempel en varumärkesanpassad användarupplevelse? Får du arbetsflöden och dokumentmallar? Om ditt företag har många avtal att underteckna kan en mobilapp vara verkligt användbar. Ingår det?
10. Rykte och referenser: Ett gott rykte, nöjda kunder och referenser är också viktiga urvalskriterier.