Så väljer du rätt lösning för elektronisk signering

Elektronisk signering har blivit en grundläggande del av vardagen för många organisationer, särskilt inom reglerade branscher som finans, försäkring och offentlig sektor. Behovet av effektiva lösningar som uppfyller gällande lagstiftning för elektroniska signaturer har gjort e-signaturer oumbärliga. Till skillnad från en handskriven signatur på papper ger en elektronisk signatur möjligheten att verifiera undertecknarens identitet och säkerställa att dokumentet inte har ändrats i efterhand.

Vad är elektronisk signering? Juridiskt ramverk och signaturtyper

Inom EU och EES regleras elektroniska signaturer av eIDAS-förordningen. Detta ramverk fastställer standarder för elektroniska signaturer, betrodda tjänster och elektroniska transaktioner. Syftet är att skapa en förutsägbar och säker digital inre marknad i Europa. eIDAS erkänner tre nivåer av elektroniska signaturer: Enkel (SES), Avancerad (AES) och Kvalificerad (QES). Varje nivå har olika säkerhetsnivåer och juridisk beviskraft, anpassade till olika syften och risknivåer.

Enkel Elektronisk Signatur (SES)

Detta är den enklaste formen av e-signatur. Det kan vara en inskannad bild av en handskriven signatur, en signatur ritad på en skärm eller en kryssruta för att acceptera villkor.

• Säkerhetsnivå: Låg. Verifiering sker ofta via metoder som engångskod via SMS eller e-post.
• Bevisvärde: Begränsat. Vid en tvist måste den som hävdar att signaturen är giltig kunna bevisa det.
• Användningsområden: Lämplig för transaktioner med låg risk, som interna godkännanden, enkla avtal eller mottagningsbekräftelser.

Avancerad Elektronisk Signatur (AES)

En avancerad elektronisk signatur har en högre säkerhetsnivå. Den är unik för undertecknaren, kan verifiera identiteten, skapas med något som endast undertecknaren har tillgång till (t.ex. BankID eller en privat nyckel) och säkerställer dokumentets integritet. Dokumentet är elektroniskt förseglat, vilket gör att alla försök att ändra innehållet efter signering bryter förseglingen och gör det ogiltigt.

• Säkerhetsnivå: Medelhög till hög, beroende på hur identiteten verifieras.
• Bevisvärde: Högt. Vid en tvist måste den som bestrider signaturen bevisa att den är ogiltig.
• Användningsområden: Lämplig för transaktioner med medelhög till hög risk där identitetskontroll är viktig, som anställningsavtal, hyresavtal och finansiella kontrakt.

Kvalificerad Elektronisk Signatur (QES)

Detta är den högsta standarden för elektroniska signaturer och är juridiskt likvärdig med en handskriven signatur i hela EU/EES. En QES baseras på ett kvalificerat certifikat som utfärdas av en godkänd tredje part och kräver en säker anordning för skapandet av signaturen (QSCD). Undertecknarens identitet måste verifieras på ett säkert sätt – genom fysiskt möte, godkänd eID eller verifierad videoidentifiering.

• Säkerhetsnivå: Högst möjlig.
• Bevisvärde: Högst. Signaturen kan inte ogiltigförklaras enbart för att den är elektronisk. Vid tvist måste den som bestrider signaturen bevisa dess ogiltighet.
• Användningsområden: Perfekt för transaktioner med hög risk och stort värde, som låneavtal, medicinska dokument, offentliga godkännanden och gränsöverskridande avtal.

Signicat: Flexibla signeringslösningar för alla behov

Signicat erbjuder ett brett utbud av lösningar för elektronisk signering – från enkla signaturer för snabba avtal till högsäkerhetslösningar för känsliga dokument. Våra lösningar är byggda för att automatisera dokumentflöden, minska manuellt arbete och säkerställa efterlevnad av lagar och regler.

Du kan välja mellan två huvudsakliga tillvägagångssätt för implementering: en skräddarsydd API-integration eller en färdig portal.

API-integration: Integrera signering i dina egna system

För företag som hanterar stora volymer eller verkar inom strikt reglerade branscher är API-integration ofta det mest effektiva valet. Genom att integrera signeringsfunktionalitet direkt i dina egna system, applikationer eller webbplatser skapar du en sömlös och professionell upplevelse för användarna. Detta bygger förtroende, effektiviserar processerna och ger full kontroll över hela signeringsflödet.

Signicats API:er är både flexibla och skalbara, och de stöder allt från enkla till komplexa arbetsflöden med flera dokument och undertecknare. De är särskilt väl lämpade för marknader med hög eID-användning, som Norden. Med stöd för över 36 europeiska eID:er och alla tre signaturnivåer (SES, AES, QES) kan API:erna anpassas efter ditt företags varumärke och behov.

Oavsett dina signeringsbehov har vi lösningen. För företag med stora volymer erbjuder vi robusta API:er som enkelt kan integreras. För dem som vill komma igång snabbt utan teknisk integration finns användarvänliga signeringsportaler klara att använda.

Portallösning: Kom igång med signering direkt

För team eller företag som vill ha en snabb och enkel väg till elektronisk signering utan teknisk installation är vår portal Dokobit by Signicat det perfekta valet.

Detta är en webbaserad lösning där du kan ladda upp dokument, lägga till undertecknare och skicka inbjudningar via e-post eller SMS. Användarna signerar med sin nationella eID eller via videoidentifiering. Du kan följa processen i realtid och lagra signerade dokument och revisionsspår säkert i portalen. Lösningen finns tillgänglig både i webbläsaren och som mobilapp för iOS och Android.

Portalen är idealisk för små och medelstora företag, eller för team inom större organisationer som behöver ett effektivt sätt att hantera kontrakt, godkännanden och HR-dokument.

Mer än bara en signatur: Betrodda tjänster som stärker säkerheten

En signatur är bara så trovärdig som bevisen bakom den. Därför erbjuder Signicat tilläggstjänster som tidsstämpling, validering, elektroniska sigill och långtidsbevaring.

• Tidsstämpling: Ger obestridligt bevis på att en signatur eller ett dokument existerade vid en viss tidpunkt. Detta säkerställer signaturens giltighet även efter att certifikatet löpt ut.
• Validering: Låter dig verifiera om en elektronisk signatur eller ett sigill är giltigt och uppfyller eIDAS-regelverket – särskilt viktigt vid dokument från externa parter.
• Elektroniska sigill: Fungerar som ett digitalt stämpel för en organisation. Det bekräftar dokumentets ursprung och integritet, användbart för officiella dokument som fakturor, diplom eller certifikat.
• Långtidsbevaring: Säkerställer att dina signaturer förblir giltiga över tid genom att lägga till nya tidsstämplar med jämna mellanrum.

Hitta rätt metod för ditt företag

Valet av rätt signeringslösning beror på dina specifika behov:

• Vill du ha något snabbt och enkelt utan integrationer?
• Har du regulatoriska krav att uppfylla?
• Finns det relevanta eID-lösningar som måste stödjas?
• Vill du bygga ett arbetsflöde med olika registeruppslag och data?

Genom att välja rätt verktyg säkerställer du inte bara att varje signatur är säker, utan också att dina processer blir mer effektiva och att kundupplevelsen bygger förtroende.

Om du vill diskutera dessa frågor, prata gärna med en av våra rådgivare.

FAQ

Vad är skillnaden mellan enkel (SES), avancerad (AES) och kvalificerad (QES) elektronisk signatur? 

En enkel elektronisk signatur (SES) kan vara något så enkelt som ett namn på ett dokument, medan en avancerad (AES) är kopplad till undertecknaren och kan upptäcka förändringar i dokumentet efter signering. En kvalificerad signatur (QES) ger högst säkerhet och bygger på ett kvalificerat certifikat utfärdat av en godkänd leverantör. QES har automatiskt samma juridiska verkan som en handskriven signatur inom EU/EES.

Är elektronisk signatur juridiskt giltig i Norge och EU?

Ja, enligt eIDAS-förordningen och norsk lag är elektroniska signaturer juridiskt giltiga i hela EU/EES. Giltigheten kan inte avvisas enbart för att signaturen är elektronisk, och avancerade signaturer (AES) accepteras i de flesta fall av både offentliga och privata aktörer.

Vilka dokument kan signeras elektroniskt i Norge?

De flesta kontrakt och avtal kan signeras elektroniskt, inklusive bolagsdokument, bokföringsmaterial och avtal inom bank och finans. Undantag gäller endast när lagen uttryckligen kräver fysisk underskrift eller vittne, vilket är sällsynt.

Hur väljer man rätt lösning för elektronisk signering?

Bedöm risknivån och kraven på identifiering. För interna godkännanden räcker ofta SES, medan AES eller QES bör användas för avtal med högre värde eller risk. Jämför olika leverantörers säkerhet, användarvänlighet och integrationsmöjligheter innan du väljer lösning.

Är elektronisk signatur tillräckligt säker för känsliga dokument?

Ja, avancerade och kvalificerade elektroniska signaturer använder stark autentisering (t.ex. BankID) och skyddar dokumentets integritet genom att spåra ändringar. Många SaaS-tjänster erbjuder dessutom revisionsspår och notifieringar vid ändringar, vilket ytterligare stärker säkerheten.