Slik velger du riktig løsning for elektronisk signering

Elektronisk signering har blitt en fundamental del av hverdagen for mange organisasjoner, spesielt i regulerte bransjer som finans, forsikring og offentlig sektor. Behovet for effektive løsninger, som er i samsvar med gjeldende lovverk for elektroniske signaturer, har gjort e-signaturer uunnværlige. I motsetning til en håndskrevet signatur på papir, gir en elektronisk signatur verifiseringsmuligheter som bekrefter underskriverens identitet og sikrer at dokumentet ikke er endret i ettertid.

Hva er elektronisk signering? Juridisk rammeverk og signaturtyper

I EU og EØS reguleres elektroniske signaturer av eIDAS-forordningen. Dette rammeverket setter standardene for elektroniske signaturer, tillitstjenester og elektroniske transaksjoner. Målet er å skape et forutsigbart og sikkert digitalt indre marked i Europa. eIDAS anerkjenner tre nivåer av elektroniske signaturer: Enkel (SES), Avansert (AES) og Kvalifisert (QES). Hvert nivå har ulik grad av sikkerhet og juridisk bevisverdi, tilpasset ulike formål og risikonivåer.

Enkel Elektronisk Signatur (SES)

Dette er den enkleste formen for e-signatur. Det kan være et skannet bilde av en håndskrevet signatur, en signatur tegnet på en skjerm, eller et avkrysset felt for å godta vilkår.

• Sikkerhetsnivå: Lavt. Verifisering skjer ofte via metoder som engangskode på SMS eller e-post.
• Bevisverdi: Begrenset. Ved en tvist må den som hevder signaturen er gyldig, bevise det.
• Bruksområder: Ideell for lavrisikotransaksjoner som interne godkjenninger, enkle avtaler eller bekreftelse på mottatt pakke.

Avansert Elektronisk Signatur (AES)

En avansert elektronisk signatur har et høyt sikkerhetsnivå. Den er unik for den som signerer, kan bekrefte identiteten, lages med noe bare undertegneren har tilgang til (for eksempel BankID eller en privat nøkkel), og som gjør at man ser om integriteten i dokumentet er ivaretatt.  Dokumentet er elektronisk forseglet som gjør at et forsøk på å endre innholdet etter signering vil bryte forseglingen og gjøre det ugyldig.

• Sikkerhetsnivå: Moderat til høyt, avhengig av hvordan identiteten til signataren er bekreftet.
• Bevisverdi: Høy. Ved en tvist må den som bestrider signaturen, bevise at den er ugyldig.
• Bruksområder: Egnet for mellom- og høyrisikotransaksjoner der identitetsbekreftelse er viktig, som ansettelseskontrakter, leieavtaler og finansielle avtaler.

Kvalifisert Elektronisk Signatur (QES)

Dette er gullstandarden innen elektroniske signaturer og er juridisk likestilt med en håndskrevet signatur i hele EU/EØS. En QES er basert på et kvalifisert sertifikat utstedt av en godkjent tredjepart og krever en sikker anordning for signaturopprettelse (QSCD). Identiteten til signataren må bekreftes på en sikker måte, enten ved fysisk oppmøte, via en anerkjent eID, eller gjennom godkjent videoidentifisering.

• Sikkerhetsnivå: Høyest mulig.
• Bevisverdi: Høyest. Signaturen kan ikke avvises kun fordi den er elektronisk. Ved tvist må den som bestrider signaturen, bevise dens ugyldighet.
• Bruksområder: Perfekt for transaksjoner med høy risiko og verdi, som låneavtaler, medisinske dokumenter, offentlige godkjenninger og avtaler på tvers av landegrenser.

Signicat: Fleksible signeringsløsninger for alle behov

Signicat tilbyr et bredt spekter av løsninger for elektronisk signering, enten du trenger en enkel signatur for raske avtaler eller en høysikker løsning for sensitive dokumenter. Våre løsninger er bygget for å automatisere dokumentflyt, redusere manuelt arbeid og sikre samsvar med lover og regler.

Du kan velge mellom to hovedtilnærminger for implementering: En skreddersydd API-integrasjon eller en bruksklar portal.

API-integrasjon: Integrer signering i dine egne systemer

For bedrifter som håndterer store volumer eller opererer i strengt regulerte bransjer, er API-integrasjon ofte det mest effektive valget. Ved å integrere signeringsfunksjonalitet direkte i egne systemer, applikasjoner eller nettsider, kan du skape en sømløs og profesjonell opplevelse for brukerne. Dette bygger tillit, effektiviserer prosessene og gir full kontroll over hele signeringsflyten.

Signicats API-er er både fleksible og skalerbare, og de støtter alt fra enkle til komplekse arbeidsflyter med flere dokumenter og underskrivere. De er spesielt godt egnet for markeder med høy utbredelse av eID, som Norden. Med støtte for over 36 europeiske eID-er og alle tre signaturnivåer (SES, AES, QES), kan API-ene tilpasses for å reflektere din bedrifts merkevare og behov.

Uansett hvilke signeringsbehov du har, har vi løsningen. For bedrifter med store volum tilbyr vi robuste API-er som enkelt kan integreres. Og for de som ønsker en rask og enkel oppstart uten teknisk integrasjon, tilbyr vi brukervennlige signeringsportaler som er klare til bruk.

Portal-løsningen: Kom i gang med signering umiddelbart

For team eller bedrifter som ønsker en rask og enkel vei til elektronisk signering uten teknisk oppsett, er vår portal, Dokobit by Signicat, det perfekte valget.

Dette er en nettbasert løsning der du kan laste opp dokumenter, legge til underskrivere og sende ut invitasjoner via e-post eller SMS. Brukerne signerer med sin nasjonale eID eller via videoidentifisering. Du kan følge prosessen i sanntid og lagre signerte dokumenter og revisjonsspor sikkert i portalen. Løsningen er tilgjengelig både i nettleseren og som mobilapp for iOS og Android.

Portalen er ideell for små og mellomstore bedrifter, eller for team i større organisasjoner som trenger en effektiv måte å håndtere kontrakter, godkjenninger og HR-dokumenter på.

Mer enn bare en signatur: Tillitstjenester som styrker sikkerheten

En signatur er bare så troverdig som bevisene som støtter den. Derfor tilbyr Signicat tilleggstjenester som tidsstempling, validering, elektroniske segl og langtidsbevaring.

• Tidsstempling: Gir et ugjendrivelig bevis på at en signatur eller et dokument eksisterte på et bestemt tidspunkt. Dette sikrer signaturens gyldighet, selv om sertifikatet utløper.
• Validering: Lar deg verifisere om en elektronisk signatur eller et segl er gyldig og i samsvar med eIDAS-regelverket. Dette er spesielt viktig når du mottar dokumenter fra eksterne parter.
• Elektroniske segl: Fungerer som et digitalt stempel for en organisasjon. Det bekrefter dokumentets opprinnelse og integritet, og er nyttig for offisielle dokumenter som fakturaer, vitnemål eller sertifikater.
• Langtidsbevaring: Sikrer at signaturene dine forblir gyldige over tid ved å legge til nye tidsstempler med jevne mellomrom.

Finn den rette metoden for din bedrift

Valget av riktig signeringsløsning avhenger av dine spesifikke behov. 

Ønsker du å ha noe kjapt og enkelt uten integrasjoner?

Har du noen regulatoriske krav?

Er det koblet noen eID er til som er relevant?

Ønsker du og bygge en flyt med ulike oppslag og registerdata? 

Ved å velge riktig verktøy sikrer du ikke bare at hver signatur er trygg, men også at prosessene dine blir mer effektive og at kundeopplevelsen bygger tillit.

Dersom du trenger hjelp til å drøfte disse spørsmålene, snakk gjerne med en av våre rådgivere.

FAQ

Hva er forskjellen på enkel (SES), avansert (AES) og kvalifisert (QES) elektronisk signatur?

Enkel elektronisk signatur (SES) er ofte noe så enkelt som et navn skrevet på et dokument, mens avansert (AES) knyttes til signataren og kan påvise endringer i dokumentet etter signering. Kvalifisert signatur (QES) gir høyest sikkerhet og er basert på kvalifisert sertifikat utstedt av godkjent leverandør. QES har automatisk samme juridiske virkning som en håndskrevet signatur i EU/EØS.

Er elektronisk signatur juridisk gyldig i Norge og EU?

Ja, ifølge eIDAS-forordningen og norsk lov er elektroniske signaturer juridisk gyldige i hele EU/EØS. Gyldigheten kan ikke avvises kun fordi signaturen er elektronisk, og avansert signatur (AES) godtas av både offentlige og private aktører i de fleste tilfeller.

Hvilke dokumenter kan signeres elektronisk i Norge?

De fleste kontrakter og avtaler kan signeres elektronisk, inkludert selskapsdokumenter, regnskapsmateriale og avtaler i bank og finans. Unntak gjelder hvis loven spesifikt krever fysisk underskrift eller vitne, men dette er sjeldent.

Hvordan velger man riktig løsning for elektronisk signering?

Vurder risikonivået og krav til identifisering. For interne godkjenninger holder ofte SES, mens AES eller QES bør brukes for avtaler med større verdi eller risiko. Sammenlign ulike leverandørers sikkerhet, brukervennlighet og integrasjoner før valg av løsning.

Er elektronisk signatur sikkert nok for sensitive dokumenter?

Ja, avanserte og kvalifiserte elektroniske signaturer bruker sterk autentisering (f.eks. BankID), og beskytter dokumentets integritet ved at endringer spores. Mange SaaS-tjenester tilbyr også revisjonsspor og varsler ved endringer, noe som øker sikkerheten ytterligere.