Skip to main content

Stop met het beruchte kopietje paspoort

Iedere organisatie moet nieuwe medewerkers en klanten identificeren. Om dit te bewerkstelligen kiezen veel organisaties voor het opvragen van een ‘kopietje paspoort’. Maar is dit wel AVG-proof? En schrikt u met uw proces geen nieuwe klanten of medewerkers af? Het verkrijgen en verwerken van identiteitsgegevens brengt risico’s met zich mee die een hoop kopzorgen kunnen opleveren. Daarnaast kost al het handmatige werk onnodig veel tijd en geld. Kijk niet langer weg en spring eruit op een positieve manier. De mogelijkheden zijn er!

Kunt u een kopie van uw paspoort sturen?

Het vragen om een kopie van een legitimatiebewijs gebeurt bijna overal. Sommige organisaties mogen om een kopie van het identiteitsbewijs vragen. Denk bijvoorbeeld aan overheidsinstanties, financiële instellingen, notarissen, casino’s, levensverzekeraars en werkgevers. Werkgevers zijn zelfs wettelijk verplicht om een kopie van het gehele document in hun loonadministratie te bewaren. Andere bedrijven en organisaties zoals scholen, zorgverleners, verhuurbedrijven, telecomaanbieders en hotels zijn slechts verplicht om een aantal gegevens uit het identiteitsbewijs over te nemen. Desondanks vragen zij vaak om een kopie van het volledige identiteitsbewijs. Het sturen van een volledige kopie is in deze gevallen niet nodig. Toch wordt er gemakshalve naar gevraagd. In de praktijk zien we ook dat organisaties om een kopie vragen, die helemaal niet bevoegd zijn om paspoortgegevens te verwerken. Een kopietje paspoort wordt veelal - onterecht - gezien als de makkelijkste manier om aan geverifieerde identiteitsgegevens te komen.

Ongeacht of uw organisatie al dan niet verplicht is om een volledige kopie of enkele gegevens uit een identiteitsbewijs over te nemen, gaat het om de vraag hoe u deze gegevens verkrijgt en hoe u hier vervolgens mee omgaat. Dit brengt mogelijk een hoop risico’s met zich mee.

"Identiteitsfraude was de meest voorkomende fraudevorm in 2020."

Nederlandse Fraudehelpdesk

Explosieve toename aantal hacks en datadiefstal

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft over 2020 een explosieve toename van het aantal hacks gericht op het buitmaken van persoonsgegevens gemeten. Een stijging van 30% ten opzichte van 2019. Volgens de Nederlandse Fraudehelpdesk was identiteitsfraude zelfs de meest voorkomende fraudevorm in 2020. Criminelen kunnen gestolen persoonsgegevens gebruiken voor identiteitsfraude. Bij identiteitsfraude maakt iemand misbruik van andermans identiteitsgegevens. Op een identiteitsbewijs staan onder andere de naam, geboortedatum en het Burgerservicenummer van een persoon. Slechts met een kopie kunnen fraudeurs al een lening aanvragen of een telefoonabonnement afsluiten. Dit zorgt niet alleen voor persoonlijke schade, maar ook voor imagoschade bij de organisatie waar het lek is ontstaan. Om identiteitsfraude te bestrijden is drie jaar geleden onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Tot op heden heeft de Nederlandse toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in totaal 12 boetes opgelegd, voor ruim 5,5 miljoen euro.

Conversiekiller

Naast de risico’s gerelateerd aan datadiefstal en identiteitsfraude kunnen paspoortkopietjes ook ware conversiekillers zijn gedurende de onboarding. Zo is uit ons eigen onderzoek “Battle to Onboard” (2020) gebleken dat bij financiële instellingen tot wel 63% van de potentiële klanten afhaakt door een te gecompliceerd onboardingsproces.

Het sturen van een kopietje paspoort kan voor (onnodig) veel frictie zorgen. Wie heeft er nu altijd een digitale kopie van zijn identiteitsbewijs voorhanden? Laat staan een kopie waarop specifieke gegevens zijn afgeschermd? Dit is een van de factoren waardoor mensen afhaken, wat een negatief effect op uw conversie. En om het plaatje compleet te maken: hoe geeft de nieuwe klant of medewerker vervolgens akkoord op een overeenkomst of contract? Vaak gebeurt dit via het printen-ondertekenen-scannen-mailen principe. Al met al een hoop gedoe, wat u kunt vermijden.

Stop met het kopietje paspoort

Stop met het beruchte kopietje paspoort. Onboard nieuwe medewerkers, gebruikers of klanten veilig en efficiënt via het Signicat platform. We bieden diverse mogelijkheden om personen digitaal te identificeren. Hiermee komen we altijd tot een oplossing die past bij uw bedrijfsproces, volledig AVG-proof.

Afhankelijk van uw organisatiebehoeften, kunnen de volgende oplossingen worden ingezet:

  1. ID-document scans: maak gebruik van een beveiligd digitaal proces voor het versturen van identiteitsbewijzen. Het systeem begeleidt de gebruiker in het gehele proces, hier komt geen mens meer aan te pas. De ideale oplossing wanneer u verplicht bent tot het verwerken van identiteitsbewijzen. Heeft u niet alle identiteitsgegevens nodig? Dan kunt u deze automatisch laten afschermen.
  2. Elektronische identiteiten: naast ID-document scans kunt u personen online identificeren met elektronische identiteiten (eID’s) als iDIN. Dankzij iDIN kunnen consumenten zich veilig online identificeren door in te loggen bij de vertrouwde omgeving van hun eigen bank. Vervolgens ontvangt u de door de bank geverifieerde identiteitsgegevens. Een perfect alternatief wanneer u niet verplicht bent tot het verwerken van identiteitsbewijzen maar wel wilt beschikken over geverifieerde identiteitsgegevens.
  3. Elektronische handtekening: bent u klaar met het printen, ondertekenen, scannen én mailen van overeenkomsten of contracten? De logische stap na identificatie wordt met onze elektronische handtekeningen gedekt. Veilig en juridisch bindend. Wij combineren elektronische handtekeningen met identiteitsverificatie, zodat u 100% zeker weet wie het document heeft ondertekend.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Bekijk onze video over het digitaal onboarden van nieuwe medewerkers.


Alleen maar voordelen

Met onze oplossingen slaat u meerdere vliegen in één klap:

  • Tijdswinst - Wachten op het insturen van identiteitsbewijzen… printen-tekenen-scannen-mailen… Het ‘offline’ onboarden neemt al gauw 24 uur in beslag. Door dit proces te digitaliseren bent u in 10 minuten klaar.
  • Verhoogde conversie – Het is van groot belang dat potentiële klanten niet afhaken tijdens de onboarding. Een geautomatiseerd identificatieproces verhoogt de conversie waardoor klanten sneller gebruik kunnen maken van uw producten of diensten.
  • Verminderde foutmarge – Menselijke fouten kunnen negatieve gevolgen hebben voor zowel de persoon als de organisatie. Beschik altijd over correcte gegevens en zorg ervoor dat alles in één keer goed is geregeld.
  • AVG-compliance – Laat privacygevoelige informatie niet langer rondslingeren. Scherm niet benodigde identiteitsgegevens zoals een BSN automatisch af. Zorg voor een veilige verwerking van contracten en documenten in overeenstemming met de AVG.