Skip to main content

We have a tailored site for international audiences

Blog
Grafische afbeelding van een man die solliciteert op een baan

Digitaliseer vandaag nog uw HR werving- en onboardingsproces

Maken de werkzaamheden rondom het werven en onboarden van nieuwe medewerkers uw dagen minder efficiënt? Na een tijdrovend recruitment proces komt er nog een hoop kijken bij het aanstellen van nieuw personeel. Wat als u de complete onboarding zou kunnen digitaliseren zodat u nieuwe medewerkers snel, veilig en efficiënt kunt laten starten?

Een verandering in de balans tussen werk en privé vraagt om een nieuwe aanpak 

De balans tussen werk en privé is bij veel mensen de afgelopen jaren vervaagd. Werknemers zijn steeds vaker op zoek naar een flexibele invulling van werktijden. Ook willen ze vanaf verschillende locaties kunnen werken. Om hierin mee te gaan moeten bedrijven moeten hun HR-beleid en recruitment processen aanpassen. Het aantrekken van lokaal talent heeft niet langer prioriteit maar het aannemen van medewerkers die (volledig) op afstand werken brengt compleet nieuwe uitdagingen met zich mee.

Al het handmatige werk voor het werven en onboarden van medewerkers is inefficiënt en onveilig 

Zorgt het werven en onboarden van nieuw personeel nog voor enorm veel papierwerk binnen uw organisatie? De meeste vacatures en sollicitaties worden digitaal verwerkt. Maar zodra de verdere procedure van start gaat begint het papierwerk zich op te stapelen. Denk aan het evalueren van CV’s, het identificeren van nieuwe medewerkers en het ondertekenen van arbeidscontracten en andere documenten.

Persoonlijke documenten worden vaak op één fysieke locatie opgeslagen. Deze documenten kunnen niet makkelijk en veilig worden uitgewisseld met collega’s op andere locaties. Hierbij bestaat zelfs het risico dat papieren documenten met privacygevoelige informatie kwijtraken. Het gevolg is dat er vaak digitale kopieën worden gemaakt van persoonlijke documenten. Dit veroorzaakt allerlei privacy kwesties met oog op de AVG. En wat gebeurt er met persoonlijke documenten zodra een werknemer uw organisatie verlaat?

Essentieel: een betrouwbare oplossing voor het identificeren van nieuwe medewerkers

Iedereen kan via een digitaal platform een CV opstellen en solliciteren op een functie. De vervolggesprekken verlopen vaak op afstand via een videoverbinding. Maar hoe weet u zeker dat de sollicitant is wie hij of zij claimt te zijn wanneer het proces volledig op afstand verloopt?

In Nederland bent u wettelijk verplicht om de nieuwe werknemer te identificeren. Daarnaast is het binnen sommige sectoren van belang dat er aanvullende controles worden uitgevoerd. Ook hierbij mogen de AVG-vereisten niet uit het oog worden verloren.

Hoe kunt u uw HR-processen digitaliseren?

Grafische afbeelding van een man achter een computer die drie product features presenteert

Dus hoe kunt u uw processen digitaliseren zonder dat de veiligheid en compliance in het geding komen? Met het Digital Identity platform van Signicat kunt u verschillende modules kiezen op basis van de behoeften van uw organisatie, waaronder:

1. Online identificatie
2. Verrijken en valideren van identiteitsgegevens
3. Elektronische ondertekening

Online identificatie

Grafische afbeelding van een identity check met een mobiele telefoon

Bij het onboarden van nieuwe medewerkers moet u deze identificeren. U bent zelfs wettelijk verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs in uw loonadministratie te bewaren. Met een digitale scan van het identiteitsbewijs (rijbewijs of paspoort) verzamelt u automatisch de correcte persoonsgegevens. Vanuit een beveiligde omgeving verstuurt de werknemer eenvoudig en snel een kopie van zijn identiteitsbewijs. Heeft u niet alle identiteitsgegevens nodig? Dan kunt u deze door ons systeem automatisch laten afschermen. 

Identiteitsgegevens aanvullen en controleren

Voor het verzamelen van aanvullende persoonsgegevens zoals het adres, kunt u gebruikmaken van iDIN. Dit werkt als volgt:

  1. De werknemer logt in bij zijn online bankieren omgeving
  2. Geeft toestemming voor het delen van door de bank geverifieerde persoonsgegevens
  3. De werkgever ontvangt direct deze gegevens

Met iDIN is er minder ruimte voor fouten. Tegelijkertijd verbetert de gebruikerservaring doordat gegevens niet handmatig hoeven worden ingevuld. Tot slot wordt met de IBAN-naam check automatisch gecontroleerd of de verkregen naam overeenkomt met het opgegeven rekeningnummer. Zo wordt het salaris altijd uitbetaald aan de juiste persoon. Met behulp van iDIN en de IBAN-naam check is er minder kans op fouten. Tegelijkertijd zorgt het voor een aanzienlijke verbetering van de gebruikerservaring.

Elektronisch ondertekenen

Grafische afbeelding van een arbeidscontract dat wordt ondertekend

De dagen dat u documenten moest afdrukken, ondertekenen en scannen om deze vervolgens op een veilige manier te archiveren zijn voorbij. Met onze oplossingen kunnen documenten als arbeidscontracten, inkomensverklaringen, HR-beleidstukken en geheimhoudingsverklaringen eenvoudig digitaal worden ondertekend. Dit is volledig rechtsgeldig door het gebruik van verschillende eID’s. Vervolgens kunnen de getekende documenten direct veilig digitaal worden opgeslagen. Elektronisch ondertekenen maakt papieren processen overbodig en zorgt voor een hogere mate van gebruiksvriendelijkheid, traceerbaarheid en efficiëntie. De identiteit van de ondertekenaar is 100% geverifieerd en voldoet aan de strengste Europese regels vanuit de eIDAS verordening.

Wat zijn de voordelen van een digitale HR onboarding? 

Voordelen van een gedigitaliseerde workflow:

  • Minder handmatig werk 
  • Tijdswinst: efficiëntere processen
  • Snellere onboarding van medewerkers
  • Elimineert het risico op menselijke fouten 
  • Minder kans op fraude
  • AVG-compliance
  • Verbeterde gebruikerservaring
  • Duurzaam: vermindert de papierstapel

Organisaties die bereid zijn te investeren in de onboarding van nieuwe medewerkers zullen een uitstekende eerste indruk achterlaten. Tegelijkertijd zorgt de automatisering voor een aanzienlijke verbetering van de interne processen waardoor er meer tijd overblijft voor menselijk contact.