Digitale onboarding: dit zijn de voordelen voor HR

Bij het onboarden van een nieuwe medewerker komt veel kijken. De werkgever of uitzendorganisatie is verplicht om nog voor de eerste werkdag de identiteit van de nieuwe medewerker vast te stellen, het identiteitsbewijs te controleren op echtheid en geldigheid en contracten te laten ondertekenen. Als dit allemaal per post, e-mail of telefoon moet gebeuren, neemt een gemiddelde onboarding al snel uren in beslag. Denk alleen al aan de tijd die nodig is om de juiste gegevens te verzamelen en de benodigde kopietjes te maken.  

Met digitale onboarding is het mogelijk om nieuwe medewerkers binnen vijf minuten volledig en volgens wet- en regelgeving te onboarden. Zo’n digitale onboarding kan er als volgt uitzien:

1. Het vaststellen van de identiteit van de nieuwe medewerker met behulp van bijvoorbeeld iDIN. De medewerker logt in bij zijn bank zoals hij dat gewend is via iDEAL en toont daarmee aan dat hij inderdaad ‘Jan Jansen’ is.
2. Controle van het identiteitsbewijs door middel van een ID-scan, waarmee de werkgever nog meer zekerheid krijgt over de identiteit.
3. De derde stap kan een IBAN-Naam Check zijn, om te controleren of de opgegeven naam overeenkomt met het opgegeven bankrekeningnummer.
4. Het ondertekenen van de contracten met juridisch bindende e-handtekeningen.

Deze aanpak biedt in vergelijking met het ‘papieren proces’ meerdere voordelen:

Minder fouten
Het komt in de praktijk vaak voor dat nieuwe medewerkers per ongeluk een verkeerd IBAN-nummer opgeven of hun naam verkeerd intypen. Met de IBAN-Naam Check worden dergelijke fouten direct gecorrigeerd. Ook is een verkeerde naam intypen verleden tijd met iDIN-identificatie, waarbij cruciale gegevens zoals woonadres en achternaam automatisch worden ingevuld, wat de kans op administratieve fouten verder vermindert.

Compliant
Bij de onboarding van een nieuwe werknemer bent u verplicht om zijn of haar identiteitsbewijs te controleren op geldigheid. Op verzuim staan torenhoge boetes, die in de duizenden euro’s kunnen oplopen. Deze boetes kunt u vermijden met behulp van de ID-scan, die valse of verlopen identiteitsbewijzen meteen afvangt en daarmee zorgt dat uw organisatie volledig voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Sneller
Digitalisering kan de tijd die nodig is voor de onboarding zoals gezegd reduceren van uren naar minuten. Zeker voor grotere bedrijven en uitzendorganisaties die veel werken met kortlopende contracten werken en een flexibele schil, is dit een belangrijk voordeel. Denk dan aan de detailhandel en de horeca.

Lagere kosten
Digitale onboarding vermindert de administratieve lasten aanzienlijk, waardoor HR-afdelingen minder tijd en personeel hoeven te besteden aan repetitieve taken zoals het handmatig verwerken van papieren documenten. Dit verlaagt de operationele kosten, omdat minder middelen nodig zijn voor archivering, verzending en administratief beheer. Bovendien kunnen fouten, die vaak kostbaar zijn om te corrigeren, worden geminimaliseerd door automatische gegevensverwerking.

Duurzamer
Digitale onboarding bespaart papier, inkt en transport, wat de ecologische voetafdruk van uw organisatie vermindert. Door het elimineren van papieren contracten, kopieën van identiteitsbewijzen en andere fysieke documenten draagt u actief bij aan een duurzamere werkomgeving. Minder papier betekent ook minder afval en lagere kosten voor opslag en vernietiging van documenten.

Voorkomt fraude
Fraude is een groeiend probleem, vooral in processen die afhankelijk zijn van papieren documentatie. Digitale tools zoals iDIN en ID-scans maken het veel moeilijker voor kwaadwillenden om valse gegevens te verstrekken. Door het gebruik van betrouwbare en gevalideerde methoden voor identiteitsverificatie en bankgegevenscontrole, verkleint u de kans op identiteitsfraude en financiële malversaties aanzienlijk.

Optimale 'employee journey'
Een soepele digitale onboarding legt de basis voor een positieve werknemerservaring. Vooral jongere generaties zoals Gen Z verwachten dat administratieve processen snel, digitaal en flexibel verlopen. Ze zijn gewend aan technologie en waarderen het gemak om bijvoorbeeld documenten op elk moment van de dag, zelfs 's avonds, te ondertekenen. Door een flexibel en modern onboardingproces aan te bieden, toont uw organisatie zich innovatief en aantrekkelijk voor jong talent. Dit versterkt niet alleen de employer branding, maar verhoogt ook de tevredenheid en betrokkenheid van nieuwe medewerkers.

Signicat helpt
Met de oplossingen van Signicat vereenvoudigt u het gehele onboardingproces. Van identiteitsverificatie tot elektronische handtekeningen, Signicat helpt HR-afdelingen om nieuwe medewerkers snel, veilig en compliant aan boord te krijgen. Zo bespaart u tijd, voorkomt u fouten en biedt u een professionele onboardingervaring.