De waarde van gekwalificeerde handtekeningen (QES) voor Belgische creditmanagers

# Probleemgevallen: Hoe vindt u de klant, wie heeft er gelijk en hoe bewijst u dat?

Wanneer je met creditmanagers spreekt, vertellen ze dat het overgrote deel van hun klanten geen problemen oplevert. Die betalen gewoon voor de afgenomen diensten. Misschien wat te laat, maar toch binnen een redelijke termijn. Er is echter altijd een kleine groep waar men achteraan moet zitten. Een groot probleem is dat wanbetalers soms niet te vinden zijn, helemaal niet bestaan of stomweg ontkennen dat ze een overeenkomst zijn aangegaan. Dan wordt het een ingewikkeld verhaal... Want hoe vindt u de klant, wie heeft er gelijk en hoe bewijst u dat?

# Intern dilemma: meer zekerheid vs. minder obstakels

Hoe zorgvuldiger een contract of abonnement is afgesloten, des te minder gedoe er ontstaat bij facturering en betaling. Voor zowel de klant als de aanbieder is het helder wat er in de overeenkomst staat. Creditmanagers zijn dan ook enorm voorstander van identiteitsvalidatie en sterke contractuele bindingen met klanten. Zij bevinden zich echter aan het einde van de keten. Hun salescollega’s, die nieuwe klanten binnenhalen en verantwoordelijk zijn voor de overeenkomsten, zitten juist aan het begin van de keten. Voor salesmedewerkers klinken oplossingen met “identificatie” en “contractuele bindingen” helemaal niet zo geweldig in de oren, zij willen hun prospects juist zo min mogelijk obstakels bieden om klant te worden. Maar uiteindelijk zijn niet-betalende klanten natuurlijk een slechte zaak voor alle partijen.

# De oplossing: gekwalificeerde elektronische handtekeningen

Gekwalificeerde handtekeningen bieden de mogelijkheid om volledig online een solide overeenkomst tot stand te brengen, waarbij de ondertekenaar ook meteen is geïdentificeerd. In heel Europa worden gekwalificeerde handtekeningen geaccepteerd op het hoogste rechtsgeldige niveau. Toch zijn er altijd wat lokale verschillen in de wetgeving. Dat is ook niet zo vreemd als je bedenkt dat handtekeningen en wetgeving al honderden jaren bestaan. Alle wetgeving rondom elektronische handtekeningen valt onder de eIDAS verordening. Maar het Belgisch wetboek stelt daarnaast een aanvullende vereiste: validatie.

“De vertrouwende partij […] geniet van het vermoeden van geldigheid van deze handtekening […] indien ze, alvorens te vertrouwen op een gekwalificeerde elektronische handtekening, ze verifieert aan de hand van een gekwalificeerde validatiedienst, […]”

Dit betekent dat in België een gekwalificeerde elektronische handtekening pas echt rechtsgeldig is, als deze door een gekwalificeerde validatiedienst geverifieerd is. Dat klinkt als het soort obstakels waar salesmedewerkers niet vrolijk van worden.

# Signicat neemt de obstakels weg

Op Credit Expo mochten we laten zien hoe onze oplossing gekwalificeerde handtekeningen levert en deze direct verifieert met een gekwalificeerde validatiedienst.

Het proces bestaat uit drie stappen:

1. Ondertekenopdracht instellen: In een paar simpele stappen kunt u documenten uploaden, de ondertekenmethoden selecteren en ondertekenaars uitnodigen. Dit alles kunnen we ook integreren in bestaande systemen en processen.
2. Ondertekenen: Op basis van vertrouwde elektronische ID’s als Itsme of .beID kan de klant vervolgens een gekwalificeerde digitale handtekening plaatsen.
3. Validatie: De validatieservice van Dokobit (onderdeel van Signicat) valideert de handtekening. Hiervan wordt een validatierapport opgesteld. Signicat dekt de aansprakelijkheid voor deze validatie (afhankelijk van de waarde van het contract).

Deze oplossing werd met groot enthousiasme ontvangen door de aanwezige creditmanagers. Gekwalificeerde digitale handtekeningen gaan natuurlijk niet het probleem van wanbetalers oplossen. Maar discussies over wie er wanneer en waarvoor heeft getekend, hoeven niet meer worden gevoerd.