Volvo

Défi

Volvo Lietuva, qui assure la vente et l'entretien de camions neufs et d'occasion, a été confrontée à la pandémie en 2021, comme de nombreuses entreprises dans le pays et dans le monde. Bien que l'environnement commercial ait soudainement changé et que l'incertitude ait envahi l'atmosphère, ni la vie ni le travail ne se sont arrêtés. Des piles de documents et de contrats devaient toujours être signées, et les employés de l'entreprise ont fait face à la situation avec calme et flexibilité : ils ont aménagé des postes de travail temporaires à domicile, imprimé et numérisé les contrats, puis les ont envoyés aux clients et partenaires.

Ce n'était ni particulièrement pratique ni efficace, et la transition vers une manière plus intelligente, plus rapide et plus sécurisée de signer les contrats avec les clients a donc été immédiatement mise en œuvre. La plupart des employés avaient une certaine expérience des signatures électroniques Smart-ID et Mobile-ID. De plus, avant même la pandémie inattendue, l'entreprise avait réalisé une étude de marché et recherché des solutions adaptées pour numériser et optimiser la signature des documents.

Les clients et partenaires commerciaux de Volvo Lietuva sont basés dans différentes villes et pays ; certains étaient très avancés sur le plan numérique, tandis que d'autres n'acceptaient que les documents signés de manière manuscrite. L'un des principaux défis de l'entreprise a été de présenter et d'encourager les clients à utiliser les solutions de signature électronique, en leur montrant les avantages en termes de gain de temps et de préservation des ressources naturelles.

Solution

Lors du choix d'une solution de signature électronique, le critère principal pour Volvo Lietuva était une expérience utilisateur simple et intuitive. « Il est essentiel que la solution s'adapte à notre activité, et non l'inverse. Nous avons présenté la solution à notre équipe et l'avons formée, ce qui a permis une intégration rapide et en douceur. Nous signons les documents selon le principe du double regard – un document nécessite deux signatures », déclare Dalia Stasiūnienė, directrice financière de Volvo Lietuva.

Le portail Dokobit par Signicat a retenu l'attention de Volvo Lietuva par sa simplicité. La possibilité d'attribuer des documents à différentes catégories fonctionnelles a permis de créer une structure claire. Les rapports d'utilisation ont apporté plus de clarté et de transparence aux processus de signature quotidiens. Il est également pratique de ne pas avoir à envoyer une copie du document ou une référence par e-mail. Lors de la création d'un document à signer, la liste des signataires est visible et le système envoie des messages automatiques. Dokobit offrait également la possibilité d'adapter l'interface client externe aux exigences stylistiques des marques représentées par Volvo Lietuva.

Résultat

Volvo Lietuva utilise désormais Dokobit pour signer des documents internes : autorisations, commandes, contrats de travail et contrats avec les clients. Depuis qu'elle est passée aux solutions de signature électronique, l'entreprise apprécie grandement le temps gagné, car la signature des documents et la logistique en demandaient auparavant beaucoup plus. Elle apprécie également la réduction du besoin de commandes papier et d'installations d'archivage. Ayant réduit l'utilisation du papier au strict minimum, l'entreprise a déjà installé deux cabines pour les réunions en personne ou les conversations téléphoniques à la place des anciennes archives dans ses bureaux de Vilnius.

Les autres avantages de la solution sont une signature plus efficace des contrats et une optimisation des ressources. Désormais, les responsables n'ont plus besoin de se rendre chez le client et d'envoyer des documents dans d'autres villes du pays par des services de messagerie ou par la poste. Cela permet d'économiser de l'argent, du temps pour les employés et de réduire l'utilisation des voitures de société. De plus, les contrats peuvent être signés non seulement avec des clients ou des partenaires commerciaux lituaniens, mais aussi avec des collègues du siège social à Göteborg, en Suède, ce qui facilite et accélère grandement le processus pour toutes les parties signataires.