Guide complet sur la conformité RGPD : étapes à suivre

RGPD : définition et principes fondamentaux

Le RGPD est une législation de l'Union européenne (UE) entrée en vigueur en mai 2018. Son objectif principal est de renforcer la protection des données personnelles des individus au sein de l'UE et de réguler leur traitement par les organisations. 

Cette conformité est parfois également appelée « Due Diligence et KYC » dans les entreprises. 

Pour les entreprises, la conformité au RGPD est une étape incontournable, car elle garantit non seulement le respect des droits fondamentaux des personnes concernées, mais aussi la préservation de la confiance des clients et la réduction des risques juridiques et financiers.

Le RGPD repose 6 quatre principes fondamentaux que les entreprises doivent respecter dans le traitement des données personnelles :

1. Ne collectez que les données essentielles à vos besoins : Les entreprises doivent veiller à ne collecter que les données personnelles strictement nécessaires pour atteindre les finalités spécifiées. On parle également du principe de limitation des finalités. Cela implique de limiter la quantité de données collectées, de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire et de garantir leur exactitude et leur pertinence ;
2. Privilégiez la transparence : Les entreprises doivent traiter les données de manière licite, loyale et transparente envers les personnes concernées. Cela implique d'informer clairement les individus sur la manière dont leurs données seront utilisées et de s'assurer que le traitement est basé sur des bases légales valables ; 
3. Facilitez l’exercice du droit des personnes : Les entreprises doivent également mettre en place des procédures simples et accessibles permettant aux individus d'exercer leurs droits en matière de protection des données, tels que le droit d'accès, de rectification, de suppression ou de portabilité de leurs données personnelles ;
4. Fixez des périodes de conservation des données : Des délais de conservation appropriés doivent être fixés, en tenant compte des exigences légales, opérationnelles et contractuelles, notamment afin de limiter le stockage excessif et de garantir la conformité au RGPD ;
5. Garantissez la sécurité des données : Les entreprises doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès, altération, divulgation ou destruction non autorisés, en garantissant la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations ;
6. Adopter une approche permanente pour la conformité de vos données : La conformité au RGPD ne se limite pas à une action ponctuelle, elle nécessite plutôt une surveillance continue et une adaptation aux évolutions réglementaires et aux risques liés au traitement des données. Il est donc recommandé d’adopter une approche proactive et durable pour assurer la conformité et la protection des données à long terme.

Comment démontrer la conformité au RGPD ?

Cartographie des traitements de données

La cartographie des traitements de données est une autre étape importante dans un processus de conformité au RGPD. 

Sur ce point, les entreprises doivent commencer par établir un registre des activités de traitement, recensant toutes les opérations de traitement de données personnelles effectuées au sein de l’entreprise. Ce registre doit être exhaustif et inclure des informations telles que les finalités du traitement, les catégories de données traitées, les destinataires des données et les éventuels transferts vers des pays tiers.

Une fois le registre établi, la cartographie des données consiste à visualiser et à organiser les flux de données personnelles à travers l'ensemble de l'entreprise. Cela permet d'identifier où les données sont collectées, stockées, traitées et transférées, ainsi que les interactions entre différents systèmes et processus.

Les flux de données doivent ensuite être classés en fonction de leur sensibilité et de leur criticité pour la vie privée des individus concernés. Cette classification permet de hiérarchiser les mesures de protection à mettre en place en fonction du niveau de risque associé à chaque type de données.

Détermination et respect des finalités de traitement

La détermination et le respect des finalités de traitement des données revêtent tout autant une importance cruciale pour garantir la conformité au RGPD. Il est essentiel que les entreprises définissent clairement et explicitement les objectifs pour lesquels les données personnelles sont collectées, traitées et utilisées. 

Pourquoi ? Car cette étape initiale permet de garantir que les données ne sont pas utilisées de manière abusive ou inappropriée, mais plutôt dans le cadre des activités légitimes de l’entreprise.

D’autre part, des mesures de contrôle rigoureuses permettent de s'assurer que les données ne sont utilisées que pour les finalités spécifiées. Cela comprend la mise en œuvre de politiques internes claires et de procédures de gestion des données, ainsi que la sensibilisation et la formation du personnel sur l'importance du respect des finalités de traitement.

Les entreprises doivent également veiller à ce que les systèmes informatiques et les outils de traitement des données soient configurés de manière à restreindre l'accès aux données uniquement aux personnes autorisées et à limiter leur utilisation aux fins déterminées. Des audits réguliers peuvent également être effectués pour vérifier la conformité et l'alignement continu des pratiques de traitement avec les finalités définies.

Comment les entreprises doivent-elles se conformer au RGPD ?

Sécurisation des données et gestion des risques

Au regard de la sécurisation des données et de la gestion des risques, les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité robustes afin de protéger les données personnelles contre tout accès, altération, divulgation ou destruction non autorisés.

Pour cela, il est possible de mettre en œuvre des bonnes pratiques de sécurité informatique telles que le chiffrement des données, l'authentification forte, la gestion des accès et des identités, ainsi que la surveillance continue des activités de traitement des données. Les entreprises doivent également veiller à ce que leurs systèmes et logiciels soient régulièrement mis à jour pour combler les failles de sécurité potentielles.

En parallèle, la gestion des risques joue un rôle essentiel dans la protection des données personnelles. Les entreprises doivent identifier, évaluer et hiérarchiser les risques liés au traitement des données, en tenant compte de facteurs tels que la sensibilité des données, les menaces potentielles et les vulnérabilités du système.

En cas d'incident de sécurité, les entreprises doivent réagir rapidement et efficacement pour limiter les dommages potentiels et minimiser l'impact sur les individus concernés. 

Informer et respecter les droits des personnes concernées

Informer et respecter les droits des personnes concernées est une composante essentielle de la conformité au RGPD. Pour ce faire, les entreprises doivent fournir des informations transparentes et accessibles sur la manière dont leurs données sont traitées, notamment en élaborant des politiques de confidentialité claires et compréhensibles.

L’objectif est de mettre en place des procédures efficaces pour gérer les demandes d'exercice des droits des individus, telles que le droit d'accès, de rectification, de suppression et de portabilité de leurs données personnelles. Cela peut par exemple impliquer de répondre rapidement et de manière adéquate aux demandes des personnes concernées, en garantissant leur droit à la protection de leurs données personnelles conformément aux exigences du RGPD.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité avec le RGPD et comment les éviter ?

En cas de non-conformité avec le RGPD, des sanctions peuvent être appliquées : amendes administratives pouvant atteindre jusqu'à 4% du chiffre d'affaires mondial annuel de l'entreprise.

Pour éviter de telles sanctions, les entreprises doivent adopter des bonnes pratiques en matière de protection des données et de conformité au RGPD. 

Voici quelques astuces pour éviter les sanctions de non-conformité au RGPD : 

• instaurer des politiques de confidentialité transparentes et accessibles, 
• sensibiliser et former le personnel sur les obligations en matière de protection des données, 
• adopter de nouvelles mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles,
• mettre en place un système de Customer Due Diligence, 
• maintenir une veille réglementaire constante pour rester informé des évolutions de la législation et des meilleures pratiques en matière de protection des données.