Skip to main content

We have a tailored site for international audiences

Blogi
Graphic image of man applying for jobs

Miksi sinun pitäisi digitalisoida HR-prosessisi jo tänään

Tuntuuko sinusta joskus siltä, että manuaaliset rekrytointi- ja HR-prosessit vievät tehokkuuden arjestasi?

Etätyön luoma muutos työn ja vapaa-ajan tasapainoon tarkoittaa sitä, että yritykset tarvitsevat uuden lähestymistavan niin rekrytointiprosessiin kuin tärkeiden dokumenttien säilömiseen.

Yhä useammat ihmiset ovat pysähtyneet pohtimaan oman työnsä ja vapaa-aikansa välistä tasapainoa viime vuosien aikana. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työntekijöiden prioriteetit ovat muuttumassa. Vaikka etätyöt ja joustavat työajat ovat olleet monille yrityksille arkea jo pitkään, joutuvat yhä useammat yritykset kuitenkin päivittämään henkilöstöpolitiikkaansa ja toimintatapojaan.

Työntekijöistä yhä suurempi osa suosii joustavampia työpäiviä, ja mahdollisuutta päättää itse missä he haluavat työskennellä: onko se kotona, työtilassa, kahvilassa vai toimistolla. Yrityksen kannalta tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että henkilöstöosastot ovat joutuneet muuttamaan etätyöpolitiikkaansa, tai tarkastelemaan rekrytointiprosessejaan näiden uusien vaatimusten myötä.

Paikallisia osaajia ei ole enää pakko palkata, henkilökohtaisissa tapaamisissa, vaan uuden työntekijän voi löytää jopa toisesta maasta. Laajojen mahdollisuuksien lisäksi työntekijöiden rekrytointi etänä tuo myös uudenlaisia haasteita yrityksille.

Monet yritykset ovat kuitenkin kokeneet selkeäksi kilpailueduksi digitaaliset rekrytointiprosessit sekä etätyön mahdollisuudet. Näiden mahdollistamana he ovat myös huomanneet miten tiettyyn paikkaan sitoutumaton työ on lisännyt työnhakijoiden monimuotoisuutta ja edistänyt tasa-arvoa yrityksen sisällä. 

Yhä useammalla henkilöllä on mahdollisuus hakea töitä oman maantieteellisen alueensa ulkopuolelta tai huolimatta omasta elämäntilanteestaan. Kun työpaikalla ei ole pakko käydä fyysisesti, on oman arjen yhdistäminen työelämään entistäkin helpompaa.

Manuaalinen rekrytointiprosessi ei ole aina tehokasta tai turvallista

Suurin osa avoimista työpaikoista julkaistaan ​​nykypäivänä erilaisilla digitaalisilla alustoilla ja työhakemukset vastaanotetaan digitaalisesti. Kandidaatti voi kirjautua useisiin erilaisiin järjestelmiin tietoturvallisesti hakeakseen työpaikkaa ja jättääkseen hakemuksensa tai täyttääkseen henkilötietonsa. Mutta sitten kun itse kandidaatin arviointi- ja haastatteluprosessi alkaa, alkaa myös paperien käsittely ja pyörittely. 

Prosessi sisältää usein CV:n arvioinnin, (tulostettuna tietenkin), uusien työntekijöiden tunnistamisen kasvokkain henkilöllisyystodistuksesta, paperisen työsopimusten allekirjoittamisen ja lopulta näiden tietojen säilömisen kassakaappiin HR-osaston huoneessa tai skannaamisen sähköiseen muotoon.

Henkilökohtaiset asiakirjat, kuten työsopimukset, on tallennettu perinteisesti yhteen fyysiseen paikkaan kuten kassakaappiin. Tämä tarkoittaa useimmiten sitä, että niitä ei voida helposti tai turvallisesti siirtää esimerkiksi HR-osaston ja toisessa toimipisteessä sijaitsevan tiimin jäsenten välillä tai ne voivat jopa kadota matkalla tai jopa unohtua jonkun pöytälaatikkoon, kun hän lähtee eläkkeelle.

Digitaalisia kopioitakin tehdään esimerkiksi skannaamalla dokumentti allekirjoituksen jälkeen, mutta tämä taas voi nostaa esiin tietosuojaongelmat, jotka liittyvät erityisesti GDPR:n noudattamiseen. Nämä ongelmat nousevat esiin erityisesti silloin, kun asiakirjoja jaetaan sähköpostin välityksellä, jos työntekijöitä siirretään eri toimipisteiden välillä, työpaikan muuttaessa uuteen toimipisteeseen tai mikäli työntekijä irtisanoutuu eikä hänen henkilökohtaisia tietojaan saa enää säilyttää arkistoissa. 

Miten yritys voi varmistua siitä, että materiaalit poistetaan tietoturvallisesti eivätkä ne jää esimerkiksi HR-henkilön sähköpostiin lojumaan?

Luotettava digitaalinen ratkaisu on välttämätön työntekijöiden henkilöllisyyden tunnistamiseksi

Kuka tahansa meistä voi luoda CV:n ja hakea paikkaa digitaalisen HR-palvelun kautta. Monien haastatteluprosessien siirtyessä videopuheluihin henkilökohtaisten tapaamisten sijaan, kuinka rekrytoivana esihenkilö tai HR-henkilö voi varmistua kandidaatin henkilöllisyydestä. Palkatun työntekijän henkilöllisyyden varmistaminen on ehdottoman tärkeää tietyillä toimialoilla, kuten rahoitus- ja pankkialalla.

Taustatarkistusten tekeminen sekä työntekijöiden tunteminen on välttämätöntä, jotta organisaatio pysyy turvassa huijareilta. Samalla voi varmistua siitä, että riskit rekrytoinnissa pienevät. Yritys voi olla varma siitä, että he tietävät kuka heille tekee töitä ja näin omalta osaltaan pienentää riskiä sellaisen henkilön palkkaamiseen, joka voisi myöhemmin syyllistyä petokseen tai rahanpesuun. Henkilöllisyyden tarkastuksen tärkeys korostuu etenkin silloin, kun käytetään freelancereita, vuokratyövoimaa, konsultteja tai muita ulkoisia työntekijöitä. 

Työntekijöiden palkkauksen jälkeen on myös tärkeää varmistaa, että yritys noudattaa GDPR:ä ja käytössä on järjestelmä, jonka avulla voi huolehtia siitä, että sensitiiviset tiedot ovat vain tiettyjen henkilöiden käytössä.

Graphic image of man behind a computer presenting three product features

Kuinka digitalisoida rekrytointi- ja HR-prosessit?

Mitä jos yrityksellä olisi käytössään kaikki digitaalisen ratkaisun rakennuspalikat? 

HR-henkilöt voisivat hoitaa työsopimuksien allekirjoitukset luotettavasti etänä, johtajat näkisivät työsopimuksien ja muiden tärkeiden dokumenttien tiedot tietoturvallisesti sijainnistaan huolimatta ja uusien työntekijöiden henkilöllisyys olisi helppo tarkistaa sähköisesti. 

Kuulostaako liian hyvältä ollakseen totta? 

Palvelumme avulla yritykset voivat valita omiin tarpeisiinsa sopivat digitaaliset komponentit: 

  • Vahva tunnistautuminen
  • Henkilöllisyyden varmentaminen
  • Henkilötietojen esitäyttö ja tarkastus automaattisesti
  • Sähköinen allekirjoitus ja dokumenttien turvallinen säilytys

Henkilöllisyyden varmentaminen

Graphic image of an identity check using a mobile phone

Uuden henkilön palkkauksen yhteydessä on ihan ensimmäiseksi varmistuttava hänen henkilöllisyydestään. Etenkin pankki- ja rahoitusalalla on tärkeää tietää, että henkilö on juuri se, joka hän kertoo olevansa. Henkilöllisyys voidaan varmentaa esimerkiksi skannaamalla henkilöllisyystodistus, kuten työntekijän passi.

Henkilötietojen täydentäminen ja tarkastaminen

Kun työntekijän henkilöllisyys on varmennettu, voidaan työntekijästä hakea lisätietoa luotettavista tietolähteistä. Rekisterihaun avulla saadaan selville esimerkiksi työsopimukseen vaadittava osoite. Tämä tarkoittaa vähemmän manuaalista työtä erilaisten lomakkeiden kanssa, sillä turhaa aikaa ei tuhraannu niiden täyttämiseen tai tulkitsemiseen. 

Työntekijälle tämä tarkoittaa parempaa käyttökokemusta samalla kun yrityksen rekrytoiva henkilö säästää aikaa. Ja ennen kaikkea tieto on varmistettua, eikä pohjaudu ainoastaan henkilön omaan ilmoitukseen.

Graphic image of a HR contract being electronically signed

Sähköinen allekirjoitus

Takana ovat ajat, jolloin piti tulostaa, allekirjoittaa ja skannata asiakirjoja ja löytää turvallinen paikka näiden asiakirjojen säilyttämistä varten. Digitalisoidun järjestelmän avulla työsopimuksen, palkkakuittien, tai salassapitosopimusten allekirjoittaminen ei ole koskaan ollut helpompaa.

Sähköisen allekirjoituksen avulla niin uudet kuin vanhatkin työntekijät voivat ensin tarkastella ja sitten allekirjoittaa asiakirjoja sähköisesti. Ja mikä parasta, voi olla varma siitä, että allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia. 

Sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää koko työntekijän työsuhteen ajan uusien allekirjoittamista vaativien asiakirjojen kanssa. Kun asiakirjat on allekirjoitettu, tallennetaan ne turvallisessa ja väärentämisen estävässä muodossa, ja sitten ne arkistoidaan digitaalisesti.

Mitä hyötyä digitaalisesta HR-prosessista on? 

Tässä on lueteltuina vain muutamia digitoidun työnkulun etuja: 

  • Vähemmän manuaalista työtä
  • Vähemmän kustannuksia, aikaa ja vaivaa
  • Nopeampi ja tehokkaampi allekirjoitusprosessi
  • Inhimillisen virheen riski poistuu
  • Petoksen mahdollisuus pienenee
  • Paperin määrä vähenee 

Digitalisaatio on HR-alalla työskenteleville selkeä mahdollisuus tehostaa työnkulkua. Käsin tehtävän paperityön käsittelykustannukset ovat paljon korkeammat verrattuna automatisoituihin ratkaisuihin.

Yritykset, jotka ovat valmiita investoimaan HR-prosesseihin, varmistavat hyvän vaikutelman uusille työntekijöille. Samalla rekrytointikokemuksesta muodostuu mahdollisimman sujuva kandidaatille, ja yritys voi edistää työntekijöiden mielikuvaa yrityksestä modernina toimijana.