Kuinka hoidan tarjouksen allekirjoittamisen sähköisesti ja luottamusta herättävästi?

Ihmiset ovat eri aikakausina käyttäneet merkittävästi aikaa oppiakseen luottamaan toisiinsa. Luottamusta on rakennettu yhteisten tuttujen kautta, tapaamisissa, illanvietoissa ja rakentamalla henkilökohtaisia suhteita monin eri tavoin. Dokumentteihin, kuten tarjouksiin tai sopimuksiin, luottaminen on kuitenkin hieman monimutkaisempaa nykymaailmassa.  

Tarkemmin ajateltuna on melko yllättävää, että paperidokumentilla näkyvää allekirjoitusta pidetään edelleen usein absoluuttisena totuutena, jolla kuitataan henkilön tai yrityksen tahtotila. Perinteinen käsinkirjoitettu allekirjoitus toimi toki hyvin maailmassa, jossa ihmiset tapasivat toisiaan sopimuksia tai tarjouksia tehtäessä ja allekirjoitus hoitui siinä samalla. Nykymaailmassa käsinkirjoitetut allekirjoitukset ovat kuitenkin helposti väärennettävissä ja “Matti Meikäläinen” voi olla periaatteessa kuka tahansa muukin, kuin allekirjoitusviivalle nimikirjoituksen kirjaillut henkilö. Jos et ole koskaan tavannut allekirjoittajaa, miten voit tietää hän on juuri dokumentin allekirjoittanut henkilö? 

Osa sähköisistä allekirjoituksista mahdollistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistamisen. Sähköisesti allekirjoitetusta dokumentista voidaan lisäksi varmistaa, että dokumenttia ei ole muokattu tai peukaloitu allekirjoittamisen jälkeen. On kuitenkin tärkeä ymmärtää, että sähköisten allekirjoitusten välillä on merkittäviä eroja – osa on turvallisempia kuin toiset.  

5 syytä allekirjoittaa tarjoukset Dokobit by Signicat -  allekirjoitusratkaisulla

1. Qualified Electronic Signatures (QES): Laillisesti sitova hyväksytty sähköinen allekirjoitus eli sähköisten allekirjoitusten korkein taso
2. Allekirjoitus syyllä: Ilmaise allekirjoittajan rooli ja tahtotila myös allekirjoitusleimassa
3. Audit trail: Jokaisesta allekirjoitusprosessin vaiheesta jää jälki
4. Allekirjoita ilman rekisteröitymistä: Allekirjoittaja ei tarvitse Dokobit-tiliä nähdäkseen dokumentin
5. Helppo prosessi tarjousten allekirjoittamiseen: Virtaviivainen allekirjoitusprosessi tarjousdokumenteille

Miksi käyttää hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia (QES) yrityksellesi tärkeissä tarjouksissa?

Viralliset tarjousprosessit ovat olemassa, jotta hankintapäätökset tehdään reilusti ja tasapuolisesti. Tyypillisesti valintakriteerit painottuvat laatuseikkoihin, hintaan sekä lakien- ja sääntöjenmukaisuuteen. Hankintapäätöksiä ei pitäisi tietenkään koskaan tehdä kaverikauppoina yli- tai alihintaan, ylisuurin lupauksin tai tietämättä keiden kanssa toimitaan. Lait ja hankintapolitiikat varmistavat, että näin ei tapahdu ja, että kaikki olennaiset asiat hankintapäätöksen näkökulmasta käydään läpi. Näin varmistutaan, että valinta kohdistuu aidosti parhaaseen tarjoukseen ja tarjoajaan.  

Yksi olennaisimmista osista hankintaprosessia on varmistua siitä kuka tarjouksen on allekirjoittanut, jotta tiedetään kenen kanssa asioidaan. Satojen miljoonien eurojen sopimukset vaativat korkeinta mahdollista varmistusta siitä, ketkä sopimuksen ovat allekirjoittaneet. Hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset (QES) tarjoavat parhaan mahdollisen turvan allekirjoitusten luotettavuudesta. Niiden pohjalta voidaan myös tehdä lisätarkistuksia yrityksen taustoista, kuten omistusrakenteesta ja muista olennaisista taustatiedoista. 

Hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset (QES) ovat juridisesti yhtä päteviä, kuin perinteiset käsinkirjoitetut allekirjoitukset, mutta ne tarjoavat myös useita lisähyötyjä. Molemmat ovat täysin sitovia oikeudessa eivätkä osapuolet voi kiistää niitä. Tai mikäli allekirjoituksen kiistää, todistustaakka on allekirjoittajalla eli hänen täytyy pystyä todistamaan, että hän ei allekirjoitusta tehnyt. Luotetut sähköiset allekirjoitukset pitävät sisällään myös mekanismin, joka paljastaa dokumentin mahdollisen peukaloinnin allekirjoituksen jälkeen. Dokumentissa näkyvillä olevien allekirjoitustietojen lisäksi taustalle upotetaan suojattu sertifikaatti, jonka on luonut viranomaisten validoima hyväksytty palveluntarjoaja korkeat turvavaatimukset täyttävällä teknologialla, jota operoi erikoiskoulutettu henkilöstö.

Digitalisoituneessa maailmassa on siis aidosti olemassa keinot, joilla voidaan saavuttaa vastaava luottamustaso, kuin hoitamalla allekirjoitus fyysisessä tapaamisessa ja hoitamalla allekirjoitus perinteisesti käsin. Hyväksytyillä sähköisillä allekirjoituksilla (QES) voit varmistaa, että hoidat liiketoiminnallesi tärkeitä sopimusasioita tunnettujen ja oikein henkilöiden kanssa. 

Entä sitten? Sinullahan on puhtaat jauhot pussissa ja yrität vain saada allekirjoituksen hoidettua. Miksi allekirjoitustasolla on merkitystä?

Tarjouspyyntö pöydällä, tarjous pian valmiina ja yritykselläsi kova halu voittaa diili? Tarjouksen eteen tehty kuukausikaupalla, jotta sillä erottaudutaan ja saadaan kauppa kotiin – ehkä uudella markkina-alueella tai uudessa maassa. Kaupan koko miljoonia euroja, ylitöitä tehty ja lopputulosta hiottu huolellisesti. Miksi tarjouksen allekirjoituksen pitäisi vielä kiinnostaa? 

Hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen (QES) käyttäminen on monissa Euroopan maissa pakollista, jopa lain velvoittamaa.  

– Hyväksytyn QES-tasoisen sähköisen allekirjoituksen käyttäminen on erittäin suositeltavaa myös tarjousdokumenteissa. Sillä varmistut olevasi turvallisilla vesillä allekirjoittamisen näkökulmasta. Esimerkiksi Norjassa QES-tasoiset allekirjoitukset eivät ole ehdoton vaatimus virallisissa tarjousdokumenteissa, mutta useissa maissa näin on, sanoo Jon Ølnes, Product Manager Signicatilla, joka on viranomaisten hyväksymä sähköisen allekirjoittamisen ja muiden luottamuspalveluiden tarjoaja. 

– Euroopassa korkein mahdollinen allekirjoituksen luottamustaso on nimeltään QES tai Qualified Electronic Signature, kertoo Ølnes, jolla on yli 25 vuoden kokemus vahvan tunnistamisen ja sähköisen allekirjoittamisen saralta. 

Mikä tekee sähköisestä allekirjoituksesta luotetun? 

Hyväksytyssä sähköisessä allekirjoituksessa (QES) allekirjoittajan henkilöllisyys todennetaan vahvalla sähköisellä tunnistusvälineellä (eID). Signicat kerää tarvittavat tunnistustiedot allekirjoittajasta paikallisia vahvoja tunnistusvälineitä, kuten Norwegian BankID, Baltian Smart-ID, Belgian itsme tai muita paikallisia  viranomaisten hyväksymiä järjestelmiä, hyödyntämällä.  

– Entä jos allekirjoittajalla ei ole käytössään sähköistä tunnistusvälinettä? 

– Tällöin allekirjoittaja ohjataan videotunnistusprosessiin, jossa otetaan lyhyt videotallenne hänen kasvoistaan sekä passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta. Videotallenne analysoidaan automaattisesti tekoälyä hyödyntävässä järjestelmässä ja tarkistetaan koulutetun ihmisagentin toimesta. Näin varmistutaan, että henkilö kameran takana on varmuudella sama henkilö, joka on myös henkilöllisyystodistuksessa, toteaa Ølnes. 

Dokobit by Signicat – Sähköinen allekirjoittaminen osana päivittäistä tekemistä

Dokobit on helposti käyttöönotettava palvelu, jossa hyväksytty QES-allekirjoitus on hyvin yksinkertaista ja nopeaa lisätä tarjousdokumenttiin. Lataa dokumentti palveluun ja allekirjoita – Signicat hoitaa loput.  

– Keräämme tarvittavat tunnistustiedot, sinetöimme allekirjoitustiedot sertifikaatillamme ja allekirjoitettu tarjous on valmis lähetettäväksi tarjouksen vastaanottajalle. Tarjousdokumentti on juridisesti yhtä pätevä kuin paikan päällä käsin allekirjoitettu dokumentti ja pystyt helposti seuraamaan audit trailia, tunnistamaan mahdolliset muutokset ja näkemään onko allekirjoittaja jo nähnyt tai allekirjoittanut dokumentin, sanoo Ølnes ja pitää pienen tauon.  

– Meidän toimialalla on sanonta: “What you see is what you sign”. Dokobit varmistaa, että allekirjoitusprosessi on sujuva, käyttäjäystävällinen, hallittu, turvallinen, helppo ja luotettu! Ja viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä – tarjouksesi täyttää lain vaatimukset ja voit voittaa diilisi missä päin tahansa.