Hehku Energia
Yhtiö ratkaisi sähköisten asiakirjojen allekirjoittamiseen ja arkistointiin liittyvät haasteet Signicatilta löytyvän allekirjoitusportaalin avulla. Valittu portaali on nimeltään Dokobit by Signicat. Kumppania valittaessa vaakakupissa painoivat erityisesti palvelun turvallisuus ja luotettavuus.
– Sidosryhmille Dokobit by Signicat sähköinen allekirjoitus välittää positiivisen ja turvallisen kuvan yrityksestämme. Meille on tärkeää, että asiat hoidetaan turvallisesti ja laillisesti.
Administrative Coordinator at Hehku Energia
Haaste
Hehku Energialla otettiin sähköinen allekirjoitus käyttöön varhaisessa vaiheessa, ja sitä opittiin hyödyntämään monipuolisesti erilaisissa hallinnon sopimuksissa. Kuitenkin ennen Dokobit by Signicat sähköiseen allekirjoituspalveluun tutustumista yhtiöllä oli käytössään useita eri palveluntarjoajia, mikä teki kokonaisuuden hallinnasta monimutkaista.
“Ennen Dokobit Portalia hyödynsimme useita eri palveluntarjoajia, minkä takia meidän oli vaikea muistaa, millä alustoilla eri dokumentit sijaitsevat ja kenellä on pääsy niihin. Meillä kului käsittämättömän paljon työaikaa pelkästään dokumenttien etsimiseen, minkä takia päätimme keskittää sähköisen allekirjoituksen ainoastaan yhdelle palveluntarjoajalle”, kertoo Hehku Energian Hallintokoordinaattori Maria Hattunen.
Ratkaisu
Hehku Energia päätti ratkaista ongelman keskittämällä sähköisen allekirjoitukset Dokobit Portaliin. Samalla he ottivat käyttöön uuden sähkösopimuksen yhteydessä tehtävän vahvan tunnistautumisen. Hattusen mukaan Signicatin tarjoama sähköinen allekirjoitus on osoittautunut loogiseksi ja helppokäyttöiseksi sovellukseksi, joka takaa sujuvat allekirjoitukset monenlaisiin tarpeisiin.
"Haluamme käyttää osaavia ja turvallisia palveluntarjoajia. Dokobit Portal on ollut alusta asti luotettava ja sitoutunut kumppani, joten oli luontevaa kääntyä heidän puoleensa tässä asiassa. Dokobit by Signicat sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto sujui nopeasti, ja olemme saaneet paljon positiivista palautetta palvelun luotettavuudesta. Signicat ja sen tytäryhtiö Dokobit ovat molemmat vahvoja brändejä, mikä samalla luo myönteistä kuvaa meistä yrityksenä", kertoo Hattunen.
Tulos
Hattusen mukaan Dokobit Portal on timanttinen työkalu monenlaisiin tarpeisiin. Hyödyt tulevat konkreettisesti esiin muun muassa työsopimusta laatiessa, kun uuden työntekijän ei tarvitse käydä toimistolla pelkän muodollisuuden vuoksi. Hattunen katsoo, että sujuva ja turvallinen allekirjoitusprosessi vahvistaa positiivista brändimielikuvaa sidosryhmien keskuudessa.
"Dokobit Portal on ollut meille todella hyödyllinen; kun dokumentit on keskitetty yhdelle palveluntarjoajalle, ne ovat aina helposti löydettävissä. Sidosryhmille sähköinen allekirjoitus välittää positiivisen ja turvallisen kuvan yrityksestämme. Meille on tärkeää, että asiat hoidetaan turvallisesti ja laillisesti. Suosittelen lämpimästi Dokobit Portalia kaikille yrityksille koosta tai toimialasta riippumatta. Käyttöliittymä on helppo, mutta sovellus tarjoaa monipuolisesti erilaisia ominaisuuksia, joita yritykset voivat räätälöidä omiin tarpeisiinsa", Hattunen kiteyttää.