Grundlagen der digitalen Signatur: Wie verwendet man eine digitale Signatur beim Signieren von PDF-Dokumenten?

Wie können Sie eine digitale Signatur zu einem PDF-Dokument hinzufügen? Das ist ganz einfach und sogar aus Ihrem CRM-System möglich…

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Das herkömmliche Signieren von Dokumenten ist leider zeitaufwändig. Der Benutzer muss es ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurückschicken. Heutzutage wird immer mehr Wert auf einfache Prozesse gelegt, daher ist es absolut sinnvoll auch das Unterzeichnen von Dokumenten zu digitalisieren.

Können Sie digitale Signaturen zum Unterschreiben von PDFs verwenden?

Durch die Nutzung von digitalen Signatur-Lösungen können mittlerweile auch online rechtsverbindliche Verträge geschlossen werden. Der Benutzer kann auf jedem beliebigen Gerät unterschreiben, z. B. online auf einem Tablet oder einem anderen mobilen Gerät. Bei einer Cloud-basierten Signaturlösung funktioniert die elektronische Signatur in allen Browsern, in der Regel sogar ohne Installation.

Innerhalb einer digitalen Signaturlösung identifiziert sich der Benutzer durch die Verwendung einer eID (verifizierte elektronische Identität). Wenn alle Benutzer digital unterschrieben haben, werden Sie darüber benachrichtigt, dass die Signatur komplett abgeschlossen ist.

Diese signierten Dokumente können dann schnell und effizient an die richtigen Parteien ausgeliefert werden.

Sind digitale Signaturen nur auf PDFs beschränkt?

Obwohl es technisch möglich ist andere Dokumenttypen zu signieren, wird das PDF-Format empfohlen. Wenn Sie darüber hinaus ganz sicher sein wollen, dass die visuelle Integrität des Dokuments erhalten bleibt, dann sollten Sie das Format PDF/A verwenden.

Wenn ein PDF-Dokument digital signiert wird, werden die Signaturinformationen in das PDF-Dokument eingebettet. Dabei wird ein Format namens PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) verwendet. Dadurch wird sichergestellt, dass alles, was Sie zur Validierung der Signatur benötigen, in dasselbe Dokument eingebettet wird.

Mit Hilfe eines PDF-Readers kann sich jeder das Dokument anzeigen lassen. Wobei weiterentwickelte PDF-Reader (im Vergleich zum Adobe Reader) sogar die Signaturinformationen anzeigen.

Was ist PAdES und warum ist das wichtig?

Nach einem abgeschlossenen Signaturprozess ist es möglich eine PAdES -Datei zu erstellen. PAdES ist ein PDF, das dem PAdES-Standard entspricht, d. h. jeder, der einen normalen PDF-Reader (wie z. B. Adobe Reader) besitzt, kann sehen, was, von wem und wie unterschrieben wurde. Der Nachweis jeder abgeschlossenen Signatur ist in die PAdES-Datei eingebettet, wodurch es möglich ist, im Streitfall Beweise zu vorzulegen. PAdES-Dateien werden aus paketierten XAdES-Dateien erstellt - es ist daher erforderlich, dass die verwendete Signaturmethode eine XAdES-Ausgabe anstelle eines Fremdformats erzeugt.

Vorteile der Verwendung von PAdES sind:

  • Ein gängiges Format
  • Enthält den vollständigen Nachweis der gültigen Unterschrift
  • Funktioniert als Speichermedium für mehrere Unterschriften auf einem Dokument
  • Kann mit einem PDF-Reader gelesen werden
  • Kann an relevante Parteien digital verteilt werden
  • Alle Parteien des Abkommens können das Dokument verwalten


Ist die Identität des Unterzeichners einer PDF-Datei überprüfbar?

Im ersten Schritt wäre zu prüfen ob die eingesetzte Lösung für digitale Signaturen zur Überprüfung der Identität eine eID (verifizierte elektronische Identität) wie z. B. yes® oder Verimi oder andere nationale elektronische IDs-Verfahren (nPA) nutzt. Lösungen, die diese Dienste verwenden, können die Identität der unterzeichnenden Person überprüfen, wodurch sich eine Welt voller Möglichkeiten eröffnet. Nun sind Sie in der Lage sogar sehr sensible und wichtige Dokumente online in einem PDF-Format digital signieren. Auf diese Weise können Sie genau überprüfen, wer die Unterschrift digital geleistet hat, ohne sich persönlich treffen zu müssen.

Ein Beispiel für eine verifizierte ID-Signaturlösung ist die norwegische Lösung Signere.no von Signicat. Dieses Cloud-basierte Unterschriftenportal vereinfacht den Prozess des Unterzeichnens und verwendet yes® und Verimi, um das sichere und rechtsverbindliche Unterschreiben zu gewährleisten. Eindeutig abgesichert wird die Unterschrift durch die Verbindung zum Unterzeichner entweder über das Mobiltelefon, den Chip-Code oder über die App direkt. Ein Vorgang, der auch unterwegs möglich ist, sodass Sie noch mehr Zeit sparen!


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Der 10 Punkte Ratgeber für den Kauf einer Lösnung für elektronische Signaturen

Johanna Puustinen

Johanna Puustinen

Solutions Marketing Manager at Signicat

Juni 02 2020