Risiken beim elektronischen Signieren - Welcher Irrglaube steckt dahinter?

Obwohl das elektronische Signieren bereits zu unserem Alltag gehört, ist die Skepsis gegenüber einer Digitalisierung von Unterschriften, die bis vor kurzem noch mit "nasser Tinte" getätigt wurden, sehr lebendig. Wir haben mit einem Experten gesprochen und herausgefunden, dass die Skeptiker der Digitalisierung ihren Standpunkt vielleicht noch einmal überdenken sollten. Lesen Sie mehr...

Die folgenden Fragen sind nur einige, die wir bei Signicat jeden Tag gestellt bekommen. Und das ist auch nicht verwunderlich: Die Änderung eines bereits ewig lange andauernden und vertrauten papierbasierten Prozesses wirft eine Reihe von Fragen auf.

„Sind elektronische Signaturen legal?"

„Sind sie sicher?"

„Halten sie einem Rechtsstreit vor Gericht stand?"

„Was sagt das Gesetz über elektronische Signaturen?"

Aber nach einem Gespräch mit Samuli Kaijomaa, dem Top-Experten für elektronische Signaturen bei der Nordea Bank*, stellt sich eine Frage: Konzentrieren wir uns - oder die Skeptiker - auf die falschen Schlussfolgerungen?
 
„Gerade das Risikomanagement ist ein wichtiges Argument, die Unterschrift zu digitalisieren", sagt Kaijomaa.
 
Eine Aussage, die wir etwas genauer unter die Lupe nehmen sollten. Was steckt dahinter?

Anstatt über die Risiken des elektronischen Signierens zu sprechen, sollten wir uns gemäß Kaijomaa mehr auf die Risiken der guten alten papierbasierten Prozesse konzentrieren.
 
  1. „Erstens gibt es immer Risiken, die mit dem Versand und dem Scannen von Dokumenten verbunden sind: Briefe können an die falsche Adresse geliefert werden, aus dem Briefkasten gestohlen werden und so weiter."

  2. „Der zweite Punkt, welcher wahrscheinlich die größte Herausforderung bei papierbasierten Prozessen darstellt, ist die Tatsache, dass man nie sicher sagen kann, wer das Dokument wirklich unterschrieben hat, wenn es unterzeichnet zurückgeschickt wurde. Es gibt einfach keine Überprüfung der Identität des Unterzeichners."

  3. „Hinzu kommt die fehlende Zugriffskontrolle, d.h. man kann nie sicher sein, wer das Dokument geöffnet oder darauf zugegriffen hat, bevor oder nachdem es signiert wurde."

  4. „Ein Papierdokument lässt sich auch kaum mit einem Zeitstempel versehen, es sei denn, es wird ein Notar hinzugezogen. Sie können also nie sicher sein, wann genau das Dokument unterzeichnet wurde - und das ist in vielen Fällen tatsächlich eine wichtige Frage."

  5. „Der letzte Punkt ist, dass man bei einem Papierdokument nie sicher sein kann, ob das Dokument vor oder nach der Unterzeichnung manipuliert wurde. Die Integrität des Dokuments ist wirklich wichtig, besonders wenn das betreffende Dokument auf Papier unterschrieben und dann gescannt wurde. Der einzige Weg, um sicherzustellen, dass das Dokument und die Unterschriften authentisch sind, besteht darin, die Unterzeichnung vor Ihren Augen stattfinden zu lassen.

 
Die elektronische Unterschrift hingegen hilft, all diese Risiken zu vermindern:
 
Bei der Verwendung einer eID, wie z. B. BankID in Schweden und Norwegen oder MitID in Dänemark, wird die Identität des Unterzeichners auf eine Weise verifiziert, die mit der eIDAS-Verordnung der EU konform ist.

Elektronisch signierte Dokumente können auch bereits vor dem Signiervorgang gegen unbefugten Zugriff geschützt werden, indem ihre Integrität kontrolliert wird und sie somit vor Manipulationen geschützt sind. Ebenso wie die Bestimmung des genauen Zeitpunktes wann die Unterschrift erfolgte, da digitale Dokumente im Anschluss wieder versiegelt werden. Dies geschieht damit die Integrität des Inhalts auch noch in Jahren oder sogar Jahrzehnten zu gewährleisten ist.
 
Die geschäftlichen Vorteile des elektronischen Signierens sind messbar:

Kosteneffizienz - Zeitersparnis
Schonung der Umwelt - Papier und Postversand von Dokumenten ist keine nachhaltige Vorgehensweise
Abwicklung für den Kunden - selbst ein umfangreicher Vertrag kann innerhalb von Minuten statt Wochen unterschrieben und abgewickelt werden
Effiziente Prozesse – die Versendung von Kundenverträgen zur Unterzeichnung kann elektronisch aus dem Backoffice erfolgen. Kundenberater können sich dadurch wieder mehr auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Schnelle Reaktion, guter Service – wird ein Vertrag in elektronischer Form unterzeichnet, kann die Dienstleistungen auch schneller erbracht werden. Das Ergebnis: der Kunde hat eine kürzere Zeit bis zur realen Wertschöpfung.
 
Der beste Rat von Kaijomaa?
 
„Seien Sie proaktiv, wenn es um das elektronische Signieren geht. Früher oder später werden Sie sich dem Thema der elektronischen Unterschrift stellen müssen. Es ist sicherlich am besten, proaktiv damit umzugehen. Beginnen Sie bereits jetzt sich und Ihr Unternehmen über die Möglichkeiten und Risiken zu informieren und Ihre Prozesse zu transformieren."
 
Möchten Sie die Vorteile von elektronischen Unterschriften besser verstehen? Dann sehen Sie sich ein aktuelles Webinar über elektronische Signaturen an und wie die Nordea Bank, die damit verbundenen Vorteile und Risiken einschätzt.
 
*Nordea Bank Abp ist ein führender Finanzkonzern in Nordeuropa und dem Baltikum mit Aktivitäten innerhalb folgender Geschäftsbereiche: Retail Banking, Corporate Finance sowie Vermögensverwaltung und Lebensversicherungen.
 
Beatrice von der Brüggen

Beatrice von der Brüggen

Regional Marketing Manager bei Signicat

Mai 17 2021