Grundlagen der digitalen Signatur: Freie digitale Signaturen vs. bezahlte digitale Signaturen

Lohnt es sich, eine Lösung für digitale Signaturen zu kaufen oder reicht eine kostenlose Software, um diese Aufgabe digital zu meistern? Wir betrachten beide Optionen.

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Es gibt online bereits eine Reihe von kostenlosen Lösungen für digitalen Signaturen, die eine Basislösung zur Verfügung stellen. Wir zeigen Ihnen auf, was Sie von einer kostenpflichtigen digitalen Signatur erwarten dürfen und was Sie darüber hinaus kostenlosen Anbietern mit der Nutzung Ihrer Software wirklich überlassen:

Was ist der Unterschied zwischen kostenlosen und bezahlten digitalen Signaturen?

Wenn es um elektronische Lösungen für kostenlose digitale Signaturen geht, können dies Online-Versionen oder auch heruntergeladene Apps auf einem Computer sein. Bei einer kostenlosen Version handelt es sich zumeist um eine abgespeckte Signaturlösung, die eine handschriftliche Unterschrift auf einem Dokument anbietet. Diese Vorgehensweise bietet wenig oder keine Sicherheit, da keine Information über die wirkliche Identität des Unterzeichners ermittelt werden. Normalerweise ist es möglich einen Signaturstil, die Schriftgröße und eine Schriftart für die Unterschrift zu wählen. Sie können aber auch das Bild einer Signatur oder aber ein Dokument online hochladen und dann die Signatur an der entsprechenden Stelle einfügen. In einigen kostenlosen Versionen kann es vorkommen, dass auf der eingefügten Signatur ein Wasserzeichen mit dem Markenlogo des Anbieters angebracht wird. Dieses wird nur entfernt, wenn die Signaturlösung auf die Premium-Version aktualisiert wird.

Im Gegensatz dazu bieten die meisten kostenpflichtigen digitalen Signaturlösungen hohe Sicherheitsstandards und die Gewissheit, dass ein Dokument verifiziert und rechtsverbindlich ist. Die Identität des Unterzeichners wird durch die Verwendung einer verifizierten elektronischen Identität (eID) oder durch andere Technologien, einschließlich des Scannens von Identitätsdokumenten, validiert. Das fertige Dokument wird dann digital signiert, mit einem Zeitstempel versehen und verifiziert. Weitere wichtige Merkmale einer kostenpflichtigen Lösung sind die unkomplizierte Handhabung mehrerer Dokumente in nur einem Signatur-Vorgang sowie die Fähigkeit mehrere Personen zu koordinieren, die das Dokument unterschreiben sollen.

Wie sicher sind kostenlose digitale Signaturen?

Die Sicherheit ist immer das wichtigste Kriterium, wenn es darum geht, ein Dokument online zu unterschreiben oder auch eine kostenlose Anwendung herunterzuladen. Ist die Lösung DSGVO-konform? Schützt sie die Dokumente und Daten? Sind elektronisch signierte Dokumente mit Hilfe von Siegeln gegen Manipulation gesichert, so dass ihre Gültigkeit über Jahrzehnte hinweg erhalten bleibt?

Es ist wichtig, sich vor Augen zu führen, dass der schwierige Teil einer digitalen Signatur nicht technischer Art, sondern Compliance- und rechtlicher Natur ist. Mit einer Signatur können natürlich auch Verträge unterzeichnet werden, die von hohem Wert sind. Es darf somit kein Zweifel daran besteht, dass die elektronische Signaturlösung dem richtigen Benutzer das richtige Dokument zum Unterschreiben angezeigt hat. Hält eine kostenlose Signaturlösung auch einer juristischen Untersuchung stand, falls es zu einem Konflikt kommt?

Und wie wird die Signatur validiert? Ist es möglich die Signatur auch bis weit in die Zukunft zu validieren?

Wenn eine digitale Signatur-Lösung gratis verfügbar ist, erhält man sie dann auch wirklich ohne einen Gegenwert?

Bei einer kostenlosen digitalen Signatur-Lösung sollten Sie immer prüfen ob die Anwendung tatsächlich kostenlos ist oder ob es sich lediglich um eine Testversion handelt. Wenn es sich um eine kostenlose Testversion handelt, dann läuft sie in der Regel innerhalb von sieben Tagen oder innerhalb eines Monates ab. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer wird Ihnen dann der volle Abonnementbetrag in Rechnung gestellt, abhängig von den jeweiligen Geschäftsbedingungen. Dies überrascht oftmals die Nutzer einer online verfügbaren Software, da nach einigen Tagen gerne vergessen wird, dass es sich nur um eine Probeversion handelt oder aber das Ablaufdatum außer Acht gelassen wurde. Das Ergebnis ist meistens eine zu bezahlende Vollversion.

Wenn es sich nicht um eine kostenlose online Testversion, sondern tatsächlich um eine kostenfreie Vollversions-Lösung handelt, ist der Anbieter höchstwahrscheinlich auf der Suche nach Daten. Leider ist dieses Vorgehen häufig bei vielen kostenlosen Anwendungen zu finden. Wenn Sie bei der online Anmeldung den Bedingungen für die Datennutzung zustimmen, darf der Anbieter Ihre Daten an andere Unternehmen weitergeben und sogar weiterverkaufen. Die genaue Prüfung der Geschäftsbedingungen ist in einem solchen Fall von größter Bedeutung.

Können Sie die Identität bei einer kostenlosen digitalen Signatur überprüfen?

Einer der größten Unterschiede zwischen einer kostenlosen digitalen Signatur-Lösung und einer kostenpflichtigen Version ist die fehlende Überprüfung der Identität des Benutzers.

Die meisten kostenlosen Lösungen beinhalten keine Benutzerauthentifizierung, d. h. ein Endbenutzer kann sich mit einem gefälschten Namen und einer E-Mail anmelden und Dokumente unterschreiben.

Im Gegensatz dazu bieten kostenpflichtige Signaturlösungen wie Signicat Sign die Möglichkeit mit Hilfe einer eID (verifizierte elektronische Identität) zu unterschreiben, sodass die Identität der unterzeichnenden Person sicher verifiziert werden kann. Mit dieser verifizierten digitalen Signatur-Lösung ist es nicht mehr notwendig sich persönlich zu treffen, um zu wissen, wer unterzeichnet hat. Die Verschlüsselung der digitalen Signatur stellt automatisch sicher, dass die Signatur zuverlässig und authentisch ist. Das Dokument ist eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden und dieser kann zweifelsfrei identifiziert werden. Damit besteht die Gewissheit, dass das unterzeichnete Dokument rechtsverbindlich ist, nicht verändert wurde und die Unterschrift von der richtigen Person durchgeführt wurde.

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Der 10 Punkte Ratgeber für den Kauf einer Lösnung für elektronische Signaturen

Johanna Puustinen

Johanna Puustinen

Solutions Marketing Manager at Signicat

Juni 02 2020