Best Practices für das digitale Onboarding von Unternehmen

Meistern Sie die Herausforderungen, mit denen regulierte Institute beim Onboarding von Geschäftskunden in digitalen Kanälen ("KYB") konfrontiert sind. Das Onboarding für Unternehmen ist weitaus komplizierter als das Onboarding für Endkunden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Finanzinstitute die spezifischen und nuancierten Herausforderungen des Business Onboarding verstehen und erkennen, wo die Möglichkeiten liegen, eine optimale B2B-Onboarding-Erfahrung zu schaffen.

Digitales Onboarding gewinnt an Zugkraft

Regulierte Finanzinstitute stehen erst am Anfang, wenn darum geht die Herausforderungen des digitalen Onboardings neuer Geschäftskunden zu lösen. Dies gilt sogar für Länder, die im digitalen Banking führend sind, wie z. B. die skandinavischen Länder.

Finanzinstitute haben sich bislang auf eine persönliche Kundenidentifikation und Papierprozesse zur Erfassung von Kundeninformationen verlassen. Diese Prozesse müssen dringend optimiert werden, um die Anti-Geldwäsche-Vorschriften (AML/GWG) einzuhalten und damit auch neue Kunden und neue Märkte erreichen zu können.

In einem Zeitalter, in dem die frühzeitige Erfüllung von Kundenwünschen im Vordergrund steht, geraten traditionelle Institutionen oftmals ins Hintertreffen. Grund ist der fehlende digitalisierte Onboarding-Prozess von Neukunden. Allerdings ist diese Herausforderung momentan deutlich relevanter geworden, da viele Menschen auf der ganzen Welt mit Einschränkungen oder strengen sozialen Distanzierungsmaßnahmen konfrontiert sind.

Wie die treibende Kraft hinter der AML-Regulierung, die FATF, es ausdrückt: „Die FATF (..) hebt die Vorteile einer vertrauenswürdigen digitalen Identität hervor, um die Sicherheit, den Datenschutz und die Bequemlichkeit bei der Identifizierung von Personen aus der Distanz zu verbessern. Dies gilt sowohl für das Onboarding als auch für die Durchführung von Transaktionen, bei gleichzeitiger Minimierung der ML/TF-Risiken. Die FATF ruft die Länder dazu auf, den Einsatz der digitalen Identität zu prüfen, um Finanztransaktionen zu unterstützen und gleichzeitig ML/TF-Risiken während aufkommender Krisen zu managen".


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Manuelle Prozesse reichen nicht

In vielen europäischen Ländern sind die Prozesse zur Identitätsüberprüfung noch manuell. Das bedeutet, dass Mitarbeiter Identitätsdokumente von Hand prüfen und potenzielle Neu-Kunden entweder eine Filiale besuchen oder das Risiko auf sich nehmen müssen, wertvolle Dokumente per Post zu verschicken.

Die Verbraucher erwarten einen besseren Service und brechen deswegen Anträge oft eher ab, als sich die Mühe zu machen, die zusätzlichen Schritte durchzuführen. Unsere eigenen Untersuchungen zeigen, dass 38 % der Verbraucher aufgrund einer schlechten Benutzererfahrung auf halbem Weg durch eine Anwendung aufgeben.

Die Erwartungshaltung beim Onboarding von Unternehmen ist nicht anders, wenn es darum geht, dass sich ein Unternehmen (keine Einzelperson) für einen Service oder ein Produkt registriert. Unternehmen werden von Menschen geführt, die den gleichen Komfort erwarten, den sie auch bei der Eröffnung eines Kundenkontos erfahren.

b2b_onboarding_btobquote-1Die digitale Transformation hat mittlerweile jede Branche und jede Unternehmensgröße erfasst. Die Kunden erwarten qualitativ hochwertige digitale Services. Wenn das nicht der Fall ist, kommt es zu einer Ablehnung.

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On-boarding von Unternehmen: Herausforderungen und Chancen

Spezifische Anforderungen

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Obwohl diese 4 Schritte für Privatpersonen als auch für Unternehmen gelten, sind sie für Privatpersonen und Unternehmen sehr unterschiedlich, was die Datenmenge und die Komplexität jedes Schritts betrifft.

Unternehmen verfügen über eine größere Anzahl von personenbezogenen Daten, die identifiziert und bewertet werden müssen. Es handelt sich dabei um die jeweils relevanten Stakeholder eines Unternehmens: Anteilseigner, Controller, Unterschriftsberechtigte und wirtschaftliche Eigentümer. Das sind alles relevante Stakeholder, die in den CDD-Prozess einbezogen werden müssen.

Lassen Sie uns nur einige der größten Herausforderungen skizzieren.

Wem - oder was - gehört einem Unternehmen?

Die Eigentümerstruktur eines Unternehmens kann kompliziert sein, mit mehreren Ebenen von Holdingstrukturen, Kapitalverflechtungen und ausländischen Eigentumsverhältnissen. Komplexe Eigentümerstrukturen können es den Finanzinstituten erschweren, sicherzustellen, dass die notwendigen Compliance-Prüfungen auf die richtigen Personen und Unternehmen ausgerichtet sind. Trotzdem verlangen die AML/GWG-Vorschriften, dass regulierte Finanzinstitute alle relevanten Informationen in strukturierten Kundenprofilen erfassen.

Eine weitere bekannte Herausforderung ist die Identifizierung von "ultimativen wirtschaftlichen Eigentümern" (Ultimate Beneficial Owner-UBO) - natürliche Person(en), die letztlich ein Unternehmen besitzen oder kontrollieren. Obwohl diese Bestimmungen von den Ländern verlangt, dass sie über aktualisierte nationale Register mit UBO-Informationen verfügen, haben es viele Länder versäumt, diese rechtzeitig zu implementieren oder haben Schwierigkeiten, zuverlässige und genaue Daten bereitzustellen. Hier können andere Quellen wie kommerzielle Datenanbieter hilfreich sein.

Die Validierung einer Identität mit Hilfe der Services von Signicat hat das Ziel, alle Eigentumsdaten aus den oben genannten Quellen über eine API bereitzustellen.
Diese API "normiert" die Daten aus verschiedenen Quellen, so dass Institutionen nicht mehrere Integrationen mit verschiedenen Datenquellen verwalten müssen, die alle ihre eigenen Datenformate haben.

Dadurch ist es für Kunden von Signicat möglich, den Validierungsschritt beim Onboarding-Prozess eines Unternehmens zu digitalisieren. Wenn die Eigentümerstruktur transparent ist, können Risiken automatisch bewertet werden und das Unternehmen kann ohne manuelle Eingriffe als Kunde begrüßt werden.

Wer kann im Namen eines Unternehmens unterschreiben und wie kann diese Person identifiziert werden?

Wenn Unternehmen wachsen, haben zumeist mehrere Personen die Möglichkeit wichtige Entscheidungen zu treffen. In vielen Märkten sind die Unterschriftsberechtigungen innerhalb eines Unternehmens klar definiert, aber nicht immer. Wenn eine Person unterschreibt, die nicht über die entsprechende Befugnis verfügt, dann ist eine Vereinbarung weder rechtsverbindlich noch konform gemäß den AML/GWG-Gesetzen. Das macht es leider nicht immer einfach, denn wenn ein Unternehmen neu registriert wird, handelt es sich oftmals um eine neue Niederlassung oder es hat große Umstrukturierungen hinter sich.

b2b_sigpitchErschwerend kommt hinzu, dass die meisten Unternehmen interne Regeln für die Unterschriftsberechtigung haben, die eine gemeinsame Unterschrift mehrerer Personen erforderlich macht. Darüber hinaus schreiben die Richtlinien in der Regel bestimmte Einschränkungen in Bezug auf Geschäftsbereiche oder Wertgrenzen vor - und wer alles autorisieren muss, wenn es über diese Grenzen hinausgeht.

Finanzinstitutionen müssen sich durch potenziell komplexe Datenstrukturen arbeiten, um genau zu identifizieren, wer berechtigt ist, die verschiedensten Arten von Vereinbarungen zu unterzeichnen. Sobald der Unterzeichner identifiziert ist, muss seine Identität gemäß den lokalen Vorschriften überprüft werden (ist er derjenige, der er vorgibt zu sein?).

Die digitalen Identifikationslösungen von Signicat können jede Person elektronisch identifizieren und das mit dem erforderlichen Maß an Sicherheit. Unser eID-Hub deckt mehr als 30 elektronische Identifizierungsmethoden in Europa ab. Darüber hinaus ermöglicht unser eIDV-Service die Verifizierung von Ausweisdokumenten mit Liveness Verification (Überprüfung der Lebendigkeit). Dies ermöglicht eine Fern-Identifikation auf jedem Gerät, innerhalb von 2 Minuten.

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Die Überprüfung ist nicht immer überschaubar

Beim Onboarding eines Verbrauchers muss der Kontoinhaber die KYC-Anforderungen (Know-Your-Customer) erfüllen, bevor er offiziell als genehmigt registriert werden kann. Bei Unternehmen (wo KYC manchmal auch als KYB bezeichnet wird) wird dies aufgrund mehrerer Entscheidungsträger und Eigentümerstrukturen zunehmend komplexer. Wenn zum Beispiel einer der Eigentümer eine juristische Person wie eine Holdinggesellschaft ist, muss das Screening auch auf die Aktionäre dieser Holding ausgeweitet werden. Dies macht KYB zu einem wesentlich komplizierteren und langwierigeren Prozess.

Das Screening umfasst typischerweise den Abgleich mit Sanktionslisten, die Prüfung auf negative Medienberichte und die Feststellung, ob es sich bei einem der Controller/UBOs/Unterzeichner um eine "Politically Exposed Person" (PEP) handelt - also um Personen, die hohe Ämter im öffentlichen Bereich bekleiden oder Berufe ausüben, die sie zu möglichen Zielen für Finanzkriminalität oder Korruption machen.

Das Screening birgt viele Herausforderungen: eine Datenquelle ist oft nicht ausreichend oder vollständig. Darüber hinaus ist es oftmals schwierig, alle engen Mitarbeiter und Familienmitglieder bei der Überprüfung auf PEPs zu berücksichtigen. Beim Onboarding ist es heute nicht unüblich, dass sich Institutionen nur auf die Ehrlichkeit des Kunden in Form einer Selbstauskunft zum PEP-Status verlassen.

Signicat unterstützt mit einem einfachen digitalen Zugang zu den relevanten Listen und stellt APIs zur Verfügung, die dabei helfen falsche Ergebnisse beim Screening von Personen zu vermeiden. Diese Informationen direkt aus einer verlässlichen Quelle zu erhalten, anstatt auf Basis einer Selbstauskunft, ermöglicht es der Organisation die Vorschriften leichter zu erfüllen. Außerdem trägt die Automatisierung dazu bei, zusätzliche Zeit für aufwändigere Prüfungen zu gewinnen.

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Identitäts-Dokumente und vertrauenswürdige Ausweise

Eines der größten Hindernisse bei einem guten Onboarding-Prozess für Verbraucher ist die Verwendung von Identitäts-Dokumenten wie Pässen und Personalausweisen. Die umständliche Verwendung von physischen Dokumenten führt nicht nur zu Frustration beim Onboarding, sondern ist auch teuer und birgt ein zusätzliches Risiko. Denn selbst für Experten ist es oftmals schwer die Herkunft und Authentizität von Dokumenten zu überprüfen. Unternehmen sind bestrebt ihre Ressourcen auf die Verbesserung der Kundenerfahrung zu konzentrieren und ertrinken stattdessen in Papierkram.

In der dritten Ausgabe des "Battle to On-Board"-Reports wurde gemäß unserer Umfrage herausgefunden, dass ein Drittel der Befragten zögert Ihr Konto zu wechseln. Grund dafür ist die Befürchtung, dass eine große Menge Papierkram damit verbunden ist. Diese Verbraucher werden ihre Meinung nicht ändern, nur weil sie ein Geschäftskonto beantragen - im Gegenteil, die Zahl der Skeptiker dürfte aufgrund der Aussicht auf weitere Komplikationen eher höher sein. Nun ist es die Aufgabe der Finanzinstitute, diese Befürchtungen zu zerstreuen und eine einfache und schnelle Geschäftsanbahnung zu realisieren.

Durch die Notwendigkeit, nicht nur die Controller, UBOs und Unterschriftsberechtigte zu identifizieren, sondern auch deren Beziehung zum Unternehmen durch vertrauenswürdige Referenzen nachzuweisen, steigt die Papiermenge beim Business Onboarding noch weiter an.

Durch den Einsatz der digitalen Identitäts- und Signatur-Services von Signicat kann ein überzeugenderes Benutzererlebnis selbst für Unternehmen geschaffen werden, sodass sich die Abbruchquote reduziert. Die erforderlichen Anmeldedaten werden digital aus vertrauenswürdigen Quellen abgerufen, was eine vollständig digitalisierte Onboarding-Erfahrung ermöglicht.

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Strategische Überlegungen


Kennen Sie Ihre Geschäftskunden?
Ihre Geschäftskunden einschätzen zu können, ist ein längerer und komplexerer Prozess als die Feststellung der Identität eines einzelnen Verbrauchers. Während das Onboarding von Verbrauchern ein binärer Prozess ist - ja oder nein -, geht es bei der Identifizierung von Geschäftskunden darum, die Eigentumsverhältnisse zu bestimmen und zusätzlich eine Überprüfung jedes einzelnen Beteiligten durchzuführen. Wie viel Vertrauen in die Identität Ihrer Kunden haben Sie mit Hilfe Ihrer aktuellen Systeme? Wo und wie könnten digitale Prozesse helfen?

Wollen Sie mit diesem Kunden zusammenarbeiten?
Politisch exponierte Personen und deren enge Mitarbeiter und Verwandte können ein zusätzliches Risiko bei der Erbringung von Dienstleistungen für ein Unternehmen bedeuten. Ist es das Risiko wert? Besteht eine strafrechtliche Verurteilung oder ein früherer Konkurs, der ein zusätzliches Risiko darstellt? Kennen Sie wirklich alle Personen, die an dem Unternehmen beteiligt sind? Stellen einige von ihnen ein zusätzliches Risiko dar?

Was ist die laufende Erfahrung Ihres Geschäftskunden?
GAFA (Google, Amazon, Facebook, Apple & Microsoft), Fintechs und die branchenweite digitale Transformation haben die Erwartungen von Geschäftskunden erhöht. Wichtig ist es nicht zu vergessen, dass hinter jedem Geschäftskunden nur ein Verbraucher mit einer anderen Intention steckt. Können Unternehmen heutzutage einfach und schnell auf Dienstleistungen zugreifen? Besteht auch hier die Gefahr, dass sie den Onboarding-Prozess abbrechen? Spiegelt die Onboarding-Erfahrung die Werte, die Ihre Marke vermitteln möchte?

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Das Geschäftskunden-Onboarding von Signicat

Signicat beschleunigt das sichere Onboarding von Geschäftskunden in digitalen Kanälen. Dies ist möglich, indem Services die Identität des Unternehmens, die Eigentümerstruktur und die Unterschriftsrichtlinien verifizieren. Darüber hinaus beinhaltet unsere Lösung das elektronische Unterzeichnen von Dokumenten, wie z. B. eine Selbstauskunft, Kontovertrag und AGBs. Unsere digitale Identitätslösung ermöglicht ein effizientes und sicheres Onboarding von Geschäftskunden, indem die relevanten Personen- als auch Unternehmensidentitäten verifiziert und deren Korrektheit bestätigt wird. Wir helfen Ihnen dabei, den digitalen Kunden-Onboarding-Prozess zu vereinfachen und gleichzeitig die AML/GWG-Vorschriften zu erfüllen.

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Beatrice von der Brüggen

Beatrice von der Brüggen

Regional Marketing Manager bei Signicat

April 21 2021