Das papierlose Büro wird endlich zur Realität

Lange konnten wir uns das nicht wirklich vorstellen, aber jetzt ist es soweit: Nach 45 Jahren sieht es so aus, als könnten wir uns endlich von den hohen Papier-Stapeln im Büro verabschieden. Und das erstaunliche daran - sogar von den wichtigsten Papieren wie z. B. unterschriebene Vereinbarungen, Kündigungen und Verträgen.

Wussten Sie, dass die Idee des papierlosen Büros bereits 1975 geboren wurde? Ein Artikel der Business Week sagte bereits damals voraus, dass es papierlose Büros geben würde, kurz nachdem die ersten Computer Einzug hielten.

Heute im Jahr 2020 sind Computer im Büro nicht mehr weg zu denken und darüber hinaus einer unserer wichtigsten Arbeitsgeräte. Trotzdem ist Papier immer noch ein wesentlicher Bestandteil unseres Alltags, auf den wir scheinbar nicht verzichten können. Seltsam, angesichts der Tatsache, dass es mittlerweile vollständig digitale Währungen gibt, die zu unserem Leben dazugehören. Trotzdem greifen wir immer wieder zu Papier, wenn wir dokumentieren wollen, dass etwas vereinbart wurde.

Sind elektronische Unterschriften sicher genug?

Elektronische Unterschriften werden zunehmend ein alltäglicher Bestandteil unseres Lebens. Der Grund dafür ist einfach: Es ist bequem, einfach und spart Zeit. Es gibt eigentlich keinen Grund, wichtige Dokumente auszudrucken, zu scannen, zu unterschreiben, zu scannen und zu versenden, wenn Sie den gesamten Prozess auch digital verwalten können.

Es überraschend nicht, dass es eine große Anzahl von Lösungen für das elektronische Signieren auf dem Markt gibt. Worauf sich jedoch viele Lösungen beschränken, ist ein Gekritzel auf einem Bildschirm. Lösungen, die z. B. ein Einmal-Passwort verwenden, zeigen leider auch nur auf, dass der Unterzeichner im Besitz des Mobiltelefons oder E-Mail-Kontos war, an das der Passwort-Code geschickt wurde. Eine Sicherheit über die Identität der Person ist mittels dieses Verfahrens allerdings noch nicht gegeben, da man nicht ausschließen kann, dass das Handy im Zugriff oder Blickfeld einer anderen Person ist.

Aus diesem Grund war und ist das Unterschreiben wichtiger Dokumente immer noch häufig papierbasiert. Sie können eine Hypothek digital beantragen, aber zum Abschluss der Vereinbarung wird Ihre Bank Sie vermutlich bitten sich zum Unterzeichnen der Dokumente persönlich einzufinden. Sie können problemlos ein Gebot für eine Immobilie per E-Mail oder SMS abgeben, um aber einen rechtsgültigen Kaufvertrag abzuschließen müssen Sie persönlich mit Ihrem Ausweis erscheinen. Darüber hinaus erfordern viele juristische Dokumente immer noch eine handschriftliche Unterschrift.

Es sind diese Situationen, in denen Sie einfach wissen müssen, wer das Dokument unterschrieben hat. Es bedarf eines Verfahrens, bei dem die Parteien das nötige Maß an Vertrauen aufbauen können, ohne sich jemals von Angesicht zu Angesicht zu treffen.

Verifizierte elektronische Signaturen

Geprüfte elektronische Signaturen verändern diese Geschäftsprozesse von Grund auf. Verträge, Vereinbarungen und andere wichtige Dokumente können mittels einer verifizierten digitalen Identität (eID) unterzeichnet werden. Mit Hilfe von Drittanbieter wie z. B. Verimi und yes® oder durch eine staatliche, nationale eID, wie dem neuen Personalausweis (nPA) können die Identitätsdokumente des Unterzeichners verifiziert werden. Es ist auch möglich dieses Vorgehen mit einem Selfie oder Video-Interview zu verbinden, um sicherzustellen, dass es sich um die Person handelt, für die sie sich ausgegeben hat. Auf diese Weise werden alle Zweifel darüber beseitigt, wer das Dokument wann unterzeichnet hat.

Allein die Zeitersparnis ist enorm. Keine speziellen Termine für die Unterzeichnung von Verträgen sind mehr nötig. Der Versand per E-Mail entfällt, bei der die andere Partei eine umständliche Druck-Signier-Scan-Sende-Routine durchlaufen muss.

Jede Menge Vorteile, die auf Sie warten! Lassen auch Sie im Jahr 2020 die wichtigsten Papiere von Ihrem Schreibtischen verschwinden.

Der 10 Punkte Ratgeber für den Kauf einer Lösnung für elektronische Signaturen

Johanna Puustinen

Johanna Puustinen

Solutions Marketing Manager at Signicat

April 16 2020