Wohnungsbaugesellschaft
Usbl hat sich für die komplette digitale AML/GWG-Lösung von Signicat entschieden. Das Ziel war es, neue Vorstandsmitglieder bei den Wohnungsbaugesellschaften einfacher und schneller zu überprüfen.
– „Schneller Erfolg durch digitale Transformation: Die Automatisierung des AML/GWGScreenings beim Onboarding von Vorstandsmitgliedern spart Usbl 5.000 Stunden pro Jahr."
Head of IT Usbl
Die Herausforderung
Usbl, Norwegens zweitgrößte Gesellschaft für die Entwicklung und Verwaltung von Wohnimmobilien, verwaltet etwa 1.600 Gebäude mit insgesamt rund 60.000 Wohneinheiten. Usbl hat eine digitale Transformationsstrategie entwickelt, um die Effizienz von Prozessen zu verbessern und diese, wenn möglich, zu automatisieren. Als Immobilienunternehmen muss eine AML/GWGkonforme Prüfung der neuen Vorstandsmitglieder in den jeweiligen Baugesellschaften durchführt werden. Ein notwendiger, wichtiger und bis dato ein sehr aufwändiger Prozess. Ein Vorgang, bei dem mit Hilfe einer vollständigen Automatisierung, sicherlich schnell erhebliche Zeiteinsparungen erzielt werden können. Insbesondere aufgrund der Tatsache, dass die 1.600 Wohnungsbaugesellschaften jedes Jahr neue Vorstandsmitglieder aufnehmen. Eine AML/ GWG-konforme Prüfung dieser Personen würde bedeuten, dass Usbl-Vertreter diese alle persönlich treffen und jeweils eine Fotokopie ihres Reisepasses machen müssten. Danach sollte eine manuelle Prüfung anhand von Datenbanken, wie den PEPListen, durchführen werden. Ein Verfahren, das natürlich sehr viel Zeit und Aufwand in Anspruch nimmt. Nach der erfolgreich abgeschlossenen manuellen .berprüfung wurden die Dokumente im Anschluss in physische Ordner abgelegt und in den Usbl Büros der Region aufbewahrt. Eine notwendige Archivierung, damit auch die Wirtschaftsprüfer jedes Jahr kontrollieren konnten, ob das Unternehmen die AML/GWG-Vorschriften einhält. Alles in Allem ein erheblicher Aufwand!
Die Lösung
Die Lösung wurde von Knowit (ehemals Creuna) entwickelt und in das CRM-System von Usbl integriert. Der Prozess des Screenings läuft nun automatisiert ab, d. h. sobald sich der Status einer Person zum „neuen“ Vorstandsmitglied ändert, wird folgender automatischer Prozess gestartet: Die Person erhält eine automatische E-Mail mit einem Link zu einem Formular, bei dem Angaben zur Selbstauskunft eingegeben werden. Diese Erklärung wird elektronisch unterschrieben mit Hilfe der BankID, der norwegischen verifizierten digitalen Identität (eID). Diese wird nach wie vor als das gängige Mittel zur Verifizierung der eigenen Identität beim Online-Banking, bei der Kommunikation mit Behörden oder anderen Diensten verwendet. Die Lösung prüft daraufhin die Person gegen verschiedene Datenbanken, wie z. B. PEP-Listen, um die Einhaltung der AML/GWGVorschriften sicherzustellen. Die Notwendigkeit einer manuellen Nachverfolgung entfällt dadurch. Auf diese Weise ist es auch einfacher geworden, einen Überblick über diejenigen zu bekommen, die beispielsweise einen Treffer auf einer PEP-Liste hatten.
Die Ergebnisse
Die Automatisierung des AML/GWG-Screenings neuer Vorstandsmitglieder spart Usbl 5.000 Arbeitsstunden pro Jahr und wird von den Anwendern gut angenommen. Beim ersten Durchlauf haben wir diesen Service an 1.671 Personen verschickt, wobei 1.562 Kunden den vollständig digitalen Service abgeschlossen haben. Die Identitätsüberprüfung mit BankID ist in Norwegen zur Norm geworden. Diese benutzerfreundliche digitale Identität ermöglicht darüber hinaus eine vollständig digitale AML/GWG-Überprüfung auf jedem Gerät.