EU-Ausschreibungsangebote rechtsgültig einreichen – ohne eigenhändige Unterschrift

Wie viele Jahrhunderte der Menschheitsgeschichte wurden wohl aufgewendet, bis die Menschen lernten, einander zu vertrauen? Geheime Passwörter, gemeinsames Trinken, gemeinsame Geldinvestitionen und das Aufpassen auf die Kinder der anderen sind zarte Ausdrucksformen davon. Aber wenn es darum geht, einem Dokument zu vertrauen, wie zum Beispiel einer Ausschreibung oder dem zugehörigen Angebot, hat nur eines mehr Macht als die Unterschrift: genau zu wissen, mit wem man es zu tun hat.

Eigentlich ist es fast absurd, dass in vielen Bereichen etwas Gekritzel auf einem Blatt Papier immer noch als der ultimative Beweis für den Willen einer Person angesehen wird. Zugegeben, das funktionierte gut in einer Welt, in der man die Leute, mit denen man Geschäfte tätigte, irgendwann auch persönlich traf. Heute jedoch könnte „Friedrich Wilhelm“ jemand ganz anderes sein als der Name hinter dem Schnörkel. Unterschriften lassen sich leicht fälschen. Vor langer Zeit, als noch nicht alle Menschen schreiben konnten, genügte schon ein X. Ziemlich einfach zu kopieren, oder? Und heute: Wenn Sie die Leute, die Ihren Vertrag unterschrieben haben, noch nie getroffen haben, wie wollen Sie es dann wissen?

Einige elektronische Signaturen hingegen bieten Möglichkeiten zum Unterzeichnen, bei denen Sie tatsächlich wissen können, wer Ihr Vertragspartner ist. Sie lassen zudem jede Änderung erkennen, die seit der Unterzeichnung am Dokument vorgenommen wurde. Und mehr noch: Sie können auf den Namen auf der gepunkteten Linie klicken und sofort sehen, ob die Identität dieser Person verifiziert ist oder nicht! Allerdings sind nicht alle elektronischen Signaturen gleich.

5 Gründe zum Unterzeichnen von Ausschreibungen mit Dokobit

1. Qualifizierte elektronische Signaturen: der Goldstandard der elektronischen Signaturen.
2. Signatur mit Begründung: Nennen Sie Ihre Absicht.
3. Prüfpfad: Verfolgen Sie alle Aktionen, die während des Signiervorgangs ausgeführt werden.
4. Ohne Benutzerkonto: Der Empfänger benötigt kein Dokobit-Konto, um das Dokument zu lesen.
5. Ausschreibungen leicht gemacht: Unterzeichnung von Ausschreibungsunterlagen ohne Aufwand.

Warum sind qualifizierte elektronische Signaturen für Ausschreibungen wichtig?

Ausschreibungen sind dazu da, das Vertrauen zu schaffen, dass Aufträge auf faire Weise vergeben werden. Auf der Grundlage von Qualität und Preis und in Übereinstimmung mit allen Regeln und Vorschriften. Ausschreibungen sollen mit korrupten Vergabemethoden und Vetternwirtschaft aufräumen und verhindern, dass manipulierte, überhöhte Preise gezahlt werden, bei denen niemand weiß, wo das Geld am Ende landet. Das gibt es immer noch. Aber auch die gesetzlichen Vorschriften werden strenger, um unsere Wirtschaft transparenter zu machen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist wichtig, da Unternehmen auf beiden Seiten des Tisches nachweisen müssen, dass sie alle Hürden genommen haben. Und es gibt eine Menge Hürden! All dies soll beweisen, dass diejenigen, die den Auftrag ausgeschrieben haben, den Zuschlag tatsächlich an den besten Bieter vergeben. Und dass das Angebot wirklich alle Kriterien erfüllt.

Alles beginnt damit, dass man genau weiß, wer das Angebot unterschrieben hat. Mit anderen Worten: Für Bieter in Ausschreibungen ist es wirklich wichtig, eindeutig nachweisen zu können, wer sie sind. Verträge in dreistelliger Millionenhöhe erfordern ein Höchstmaß an Sicherheit über die Identität der beteiligten Akteure, und qualifizierte elektronische Signaturen liefern diese Sicherheit. Sie ermöglichen zuverlässige Überprüfungen anhand nachvollziehbarer Informationen über Ihr Unternehmen, dessen Eigentümer und mehr.

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind genauso rechtsverbindlich wie eine eigenhändige Unterschrift, nur besser. Sie haben das gleiche Maß an Nichtabstreitbarkeit vor Gericht, was bedeutet, dass der Unterzeichner seine Einwilligung oder Beteiligung nicht leugnen kann. Wenn er es dennoch täte, würde die Beweislast bei ihm liegen – eher schwer, sich da herauszuwinden. Darüber hinaus verfügen QES über eine sichere Datenintegrität, anhand derer man unbefugte Änderungen am unterzeichneten Dokument erkennen kann. Sie können tatsächlich sehen, ob es manipuliert wurde. QES sind mit einem speziellen verschlüsselten Zertifikat versehen, das hinter allen Namen versteckt ist, die das Unternehmen im Rahmen des Angebots vertreten. Das Zertifikat wird von einem staatlich geprüften Vertrauensdiensteanbieter mithilfe einer speziellen Hardware ausgestellt, die von geschultem Personal bedient wird.

In einer Welt, in der digitale Transaktionen die Norm sind, die das persönliche Erscheinen ersetzt, ist dies die Art von elektronischer Signatur, die allen Beteiligten garantiert, dass am anderen Ende des Verhandlungstisches real existierende, verantwortungsbewusste Personen sitzen.

#Naja, was kümmert mich das? Ich bin weder korrupt noch kriminell. Ich versuche nur, das „verdammte Ding“ zu unterschreiben

Ok, Ihr Unternehmen möchte also gerne diese Ausschreibung gewinnen? Ihr Team hat monatelang die detaillierten Pläne für ein großartiges Projekt erarbeitet, mit dem es den potenziellen Auftraggeber am anderen Ende – möglicherweise in einer anderen Stadt oder einem anderen Land – wirklich überzeugen will. Es geht um Millionen von Euro und um Menschen, die viele Überstunden machen und über endlosen Details schwitzen. Wozu der ganze Ärger?

Wenn Sie ein Ausschreibungsangebot abgeben, sind Sie gesetzlich verpflichtet, QES zu verwenden. In einigen europäischen Ländern sind sie bereits vorgeschrieben.

„Sie sollten sicherheitshalber immer die höchste Stufe der elektronischen Signatur verwenden. In Norwegen ist das noch keine Pflicht, in vielen anderen Ländern aber schon“, sagt Jon Ølnes, Produktmanager beim in Norwegen ansässigen Vertrauensdiensteanbieter Signicat. Als EU-qualifizierter Trust Service Provider stellt Signicat Technologien bereit, mit deren Hilfe sich Menschen in einer digitalen Welt vertrauen können.

„In Europa wird die höchste Stufe der elektronischen Signatur als QES oder qualifizierte elektronische Signatur bezeichnet“, sagt Ølnes, der über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Arbeit mit eID und elektronischen Signaturen verfügt.

#Wann gilt eine Signatur als qualifiziert?

Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen, sammelt Signicat Informationen zu der Person, die identifiziert werden soll, über unterstützende Systeme wie die norwegische BankID, die Baltic Smart-ID, die belgische itsme oder andere Arten von digitalen Identifikationssystemen, die in verschiedenen Ländern verwendet werden.

Und wenn die Person gar keine eID hat?

„Dann nehmen wir ein Video von ihrem Gesicht auf, bevor wir mit einer weiteren Videosequenz ihren Pass oder Personalausweis scannen. Die Videos werden sowohl von automatisierten, KI-basierten Systemen als auch von speziell geschultem Personal geprüft, um sicherzustellen, dass die Person vor der Kamera wirklich die Person ist, die durch das Ausweisdokument identifiziert wird“, sagt Jon Ølnes.

#Dokobit by Signicat – Elektronisches Signieren von Dokumenten als ständig verfügbarer Dienst

Dokobit ist die smarte Online-Plattform für elektronische Unterschriften. Laden Sie Ihr Ausschreibungsangebot hoch und fordern Sie eine QES an – Signicat kümmert sich um den gesamten Prozess.

„Wir sammeln die Informationen und versiegeln die Namen mit Zertifikaten, und dann können Sie Ihre Dokumente an jedes Unternehmen oder jede Person in ganz Europa senden. Ihr Ausschreibungsangebot ist dann genauso rechtsverbindlich wie ein Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Zusätzlich ist ein Prüfpfad eingebettet, der Auskunft darüber gibt, ob jemand das Dokument eingesehen oder unterschrieben hat“, erklärt Jon Ølnes.

„Wissen Sie, in unserer Branche sagen wir: ,What you see is what you sign’, und Dokobit sorgt dafür, dass der gesamte Unterzeichnungsprozess benutzerfreundlich, kontrolliert, sicher, vertrauenswürdig und einfach abläuft! Das Wichtigste dabei: Ihr Angebot ist rechtsgültig und wird überall anerkannt.“

QES in Aktion – Wie Dokobit das Sicherheitsunternehmen Finsecpro im EU-Geschäft unterstützt

Panu Häikiö, Geschäftsführer und Mitinhaber von Finsecpro Ltd, spricht mit uns über seine Erfahrungen mit dem Dokobit e-Signaturen-Portal:

1. Mit welchen Herausforderungen hatten Sie zu kämpfen, bevor Sie mit der Nutzung von Dokobit begannen?
Wir nahmen an einer Ausschreibung der französischen Regierung teil. Dort werden ausschließlich Unterlagen akzeptiert, die elektronisch signiert wurden. Alle Dokumente müssen zudem in ein spezielles elektronisches Ausschreibungssystem eingefügt werden.

2. Welche Kriterien sollte die Lösung erfüllen?
Wir waren auf der Suche nach einer einfach zu bedienenden Lösung, mit der sich Dokumente elektronisch unterzeichnen lassen. Eine Anforderung war, dass die Unterschrift gemäß der eIDAS-Verordnung erfolgen muss. Ich habe mir dann die Dokobit-Webseite angesehen und Sie kontaktiert, um sicherzugehen, dass die von Ihnen angebotene Lösung für uns geeignet ist.

3. Wofür nutzen Sie das Dokobit-Portal?
Wir haben es bislang verwendet, um Ausschreibungsunterlagen (ca. 20 PDF-Dokumente) elektronisch zu signieren. Später werden wir es bei Bedarf erneut für diesen Zweck verwenden.

4. Welche Ergebnisse haben Sie mit unserem Service erzielt?
Zunächst einmal war die Lösung einfach zu bedienen. Ich brauchte keine speziellen Anleitungen, denn man sieht jederzeit sofort, was zu tun ist, wenn man das Portal nutzt. Zuerst lädt man das Dokument hoch, nimmt einige Einstellungen vor und schließt dann die Signatur mit der Bank-ID ab. Im nächsten Schritt habe ich die elektronisch unterschriebenen Dokumente in das französische Ausschreibungssystem hochgeladen, und sie wurden allesamt ohne Probleme akzeptiert. Dank Dokobit brauchte ich das von der französischen Regierung angebotene E-Signing-Programm nicht zu verwenden. Das war Java-basiert, was mir nicht so gut erschien.