Sådan vælger du den rigtige løsning til elektronisk signatur

Elektronisk signering er blevet en fundamental del af hverdagen for mange organisationer, især i regulerede brancher som finans, forsikring og den offentlige sektor. Behovet for effektive, sikre og juridisk korrekte processer har gjort e-signaturer uundværlige. I modsætning til en håndskrevet underskrift på papir, giver en elektronisk signatur verifikationsmuligheder, der bekræfter underskriverens identitet og sikrer, at dokumentet ikke er blevet ændret efterfølgende.

Hvad er elektronisk signering? Juridisk ramme og signaturtyper

I EU reguleres elektroniske signaturer af eIDAS-forordningen (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Denne ramme sætter standarderne for elektroniske signaturer, tillidstjenester og elektroniske transaktioner. Målet er at skabe et forudsigeligt og sikkert digitalt indre marked i Europa. eIDAS anerkender tre niveauer af elektroniske signaturer: Simple Electronic Signature (SES), Advanced Electronic Signature (AES) og Quaqlified Electronic Signitures(QES). Hvert niveau har forskellig grad af sikkerhed og juridisk bevisværdi, tilpasset forskellige formål og risikoniveauer.

Simpel Elektronisk Signatur (SES)

Dette er den enkleste form for e-signatur. Det kan være et scannet billede af en håndskrevet underskrift, en signatur tegnet på en skærm eller et afkrydsningsfelt for at acceptere vilkår.

• Sikkerhedsniveau: Lavt. Verificering sker ofte via metoder som engangskoder på SMS eller e-mail.
• Bevisværdi: Begrænset. I en tvist skal den, der hævder, at signaturen er gyldig, bevise det.
• Anvendelsesområder: Ideel til lavrisikotransaktioner som interne godkendelser, simple aftaler eller bekræftelse på modtagelse af en pakke.

Avanceret Elektronisk Signatur (AES)

En avanceret elektronisk signatur er et væsentligt skridt op i sikkerhed. Den er unikt knyttet til underskriveren, kan bekræfte identiteten, oprettes med noget, kun underskriveren har kontrol over (for eksempel MitID), og er forbundet med dokumentet på en måde, så alle efterfølgende ændringer kan spores.

• Sikkerhedsniveau: Moderat til højt, afhængigt af hvordan underskriverens identitet er bekræftet.
• Bevisværdi: Høj. I en tvist skal den, der bestrider signaturen, bevise, at den er ugyldig.
• Anvendelsesområder: Velegnet til transaktioner med mellem og høj risiko, hvor identitetsbekræftelse er vigtig, såsom ansættelseskontrakter, lejeaftaler og finansielle aftaler.

Kvalificeret Elektronisk Signatur (QES)

Dette er guldstandarden inden for elektroniske signaturer og er juridisk ligestillet med en håndskrevet underskrift i hele EU/EØS. En QES er baseret på et kvalificeret certifikat udstedt af en godkendt tredjepart og kræver en sikker signaturoprettelsesenhed (QSCD). Underskriverens identitet skal bekræftes på en sikker måde, enten ved fysisk fremmøde, via et anerkendt eID eller gennem godkendt videoidentifikation.

• Sikkerhedsniveau: Højest muligt.
• Bevisværdi: Højest. Signaturen kan ikke afvises, blot fordi den er elektronisk. I en tvist skal den, der bestrider signaturen, bevise dens ugyldighed.
• Anvendelsesområder: Perfekt til transaktioner med høj risiko og værdi, såsom låneaftaler, medicinske dokumenter, offentlige godkendelser og aftaler på tværs af landegrænser.

Signicat: Fleksible signeringsløsninger til alle behov

Signicat tilbyder et bredt spektrum af løsninger til elektronisk signering, uanset om du har brug for en simpel signatur til hurtige aftaler eller en højsikkerhedsløsning til følsomme dokumenter. Vores løsninger er bygget til at automatisere dokumentflows, reducere manuelt arbejde og sikre overholdelse af love og regler.

Du kan vælge mellem to primære tilgange til implementering: En skræddersyet API-integration eller en web portal hvortil dokumenter, der skal underskrives up-loades.

API-integration: Integrer signering i dine egne systemer

For virksomheder, der håndterer store volumener eller opererer i strengt regulerede brancher, er API-integration ofte den mest effektive løsning. Ved at integrere signeringsfunktionalitet direkte i egne systemer, applikationer eller hjemmesider kan du skabe en sømløs og professionel oplevelse for brugerne. Dette opbygger tillid, effektiviserer processerne og giver fuld kontrol over hele signeringsforløbet.

Signicats API'er er både fleksible og skalerbare og understøtter alt fra simple til komplekse arbejdsgange med flere dokumenter og underskrivere. De er særligt velegnede til markeder med høj udbredelse af eID, som Norden. Med understøttelse af over 36 europæiske eID'er og alle tre signaturniveauer (SES, AES, QES) kan API'erne tilpasses til at afspejle din virksomheds brand og behov.

Uanset hvilke signeringsbehov du har, har vi løsningen. For virksomheder med store volumener tilbyder vi robuste API'er, der nemt kan integreres. Og for dem, der ønsker en hurtig og enkel opstart uden teknisk integration, tilbyder vi brugervenlige signeringsportaler, der er klar til brug.

Portal-løsningen: Kom i gang med signering med det samme

For teams eller virksomheder, der ønsker en hurtig og nem vej til elektronisk signering uden en teknisk API opsætning, er Signicat’s portal, Dokobit by Signicat, det perfekte valg.

Dette er en webbaseret løsning, hvor du kan uploade dokumenter, tilføje underskrivere og sende invitationer via e-mail eller SMS. Brugerne underskriver med deres nationale eID eller via videoidentifikation. Du kan følge processen i realtid og gemme underskrevne dokumenter og revisionsspor sikkert i Dokobit portalen. Løsningen er tilgængelig både i browseren og som mobilapp til iOS og Android.

Dokobit portalen er ideel for små og mellemstore virksomheder eller for teams i større organisationer, der har brug for en effektiv måde at håndtere kontrakter, godkendelser og HR-dokumenter på.

Mere end bare en signatur: Tillidstjenester, der styrker sikkerheden

En signatur er kun så troværdig som de beviser, der understøtter den. Derfor tilbyder Signicat tillægstjenester som tidsstempling, validering, elektroniske segl(seals) og langtidsbevaring.

• Tidsstempling:Signicat er QTSP provider (Qualified Trust Service Provider), hvilket betyder vi er en legal udbyder af tidsstemper. Dette tidsstempel giver et uigendriveligt bevis på, at en signatur eller et dokument eksisterede og er underskrevet på et bestemt tidspunkt. Dette sikrer signaturens gyldighed, selvom certifikatet udløber.
• Validering: Giver dig mulighed for at verificere, om en elektronisk signatur eller et segl er gyldigt og i overensstemmelse med eIDAS-forordningen. Dette er især vigtigt, når du modtager dokumenter fra eksterne parter.
• Elektroniske segl: Fungerer som et digitalt stempel eller digital seal for en organisation. Det bekræfter dokumentets oprindelse og integritet og er nyttigt til officielle dokumenter som fakturaer, eksamensbeviser eller certifikater.
• Langtidsbevaring: Sikrer, at dine signaturer forbliver gyldige over tid ved at tilføje nye tidsstempler med jævne mellemrum.

Find den rigtige metode for din virksomhed

Valget af den rigtige signeringsløsning afhænger af dine specifikke behov. Stil dig selv følgende spørgsmål:

• Integration: Vil jeg integrere signering i mine eksisterende systemer (API)? Eller har jeg brug for en selvstændig «out of the box» løsning (Portal)?eID: Har mine brugere et eID (Sign API)? Eller har jeg brug for en løsning, der fungerer uden (SignatureID API)?
• Sikkerhedsniveau: Hvilken grad af sikkerhed og juridisk bevisværdi kræver mine transaktioner (SES, AES eller QES)?
• Volumen og kompleksitet: Håndterer jeg store mængder eller komplekse arbejdsgange med flere parter (API)?

Ved at vælge det rigtige værktøj sikrer du ikke kun, at hver signatur er sikker, men også at dine processer bliver mere effektive, og at kundeoplevelsen opbygger tillid.

FAQ

Hva er forskjellen på enkel (SES), avansert (AES) og kvalifisert (QES) elektronisk signatur?

En enkel elektronisk signatur (SES) kan være noe så enkelt som et navn skrevet på et dokument, mens en avansert elektronisk signatur (AES) er knyttet til signataren og kan påvise eventuelle endringer i dokumentet etter signering. En kvalifisert elektronisk signatur (QES) gir høyest sikkerhet og er basert på et kvalifisert sertifikat utstedt av en godkjent leverandør. QES har automatisk samme juridiske virkning som en håndskrevet signatur i EU/EØS.

Er elektronisk signatur juridisk gyldig i Danmark og EU?

Ja. I henhold til eIDAS-forordningen og dansk lov er elektroniske signaturer juridisk gyldige i hele EU/EØS. Gyldigheten kan ikke avvises kun fordi signaturen er elektronisk, og avanserte signaturer (AES) godtas av både offentlige og private aktører i de fleste tilfeller.

Hvilke dokumenter kan signeres elektronisk i Danmark?

De fleste kontrakter og avtaler kan signeres elektronisk, inkludert selskapsdokumenter, regnskapsmateriale og avtaler innen bank og finans. Unntak gjelder der loven spesifikt krever fysisk underskrift eller vitne, men dette er sjeldent.

Hvordan velger man riktig løsning for elektronisk signering?

Vurder risikonivået og kravene til identifisering. For interne godkjenninger holder ofte SES, mens AES eller QES bør brukes for avtaler med høyere verdi eller risiko. Sammenlign ulike leverandørers sikkerhet, brukervennlighet og integrasjonsmuligheter før du velger løsning.

Er elektronisk signatur sikkert nok for sensitive dokumenter?

Ja. Avanserte og kvalifiserte elektroniske signaturer benytter sterk autentisering (for eksempel MitID) og beskytter dokumentets integritet ved å spore eventuelle endringer. Mange SaaS-tjenester tilbyr også revisjonsspor og varsler ved endringer, noe som ytterligere øker sikkerheten.